105. Документы, направляемые на подпись Министру, заместителям Министра должны быть завизированы ответственным исполнителем и иными должностными лицами в соответствии с разделом II настоящей Инструкции.
106. Исходящие документы подписываются Министром или заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.
107. Исходящие судебные документы (исковые заявления, отзывы, дополнительные доводы и пр.) после согласования с начальником управления правового обеспечения Министерства подписываются работниками Министерства, имеющими соответствующие полномочия, согласно выданной доверенности. Документы, указанные в настоящем пункте, оформляются на бланках Министерства и подлежат обязательной регистрации.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Министерства имущественных отношений Омской области от 3 июля 2013 года N 24-п, - см. предыдущую редакцию)
108. Документы, подписанные Министром, заместителями Министра и лицами, указанными в п. 107 настоящей Инструкции, передаются для регистрации и отправки в отдел по работе со служебной документацией, как правило, не позднее следующего дня после их подписания. Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в СЭДО путем внесения в карту учета следующих реквизитов:
- исходящий номер документа;
- дата документа;
- вид документа;
- корреспондент;
- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
- наименование или аннотация документа;
- должность, фамилия и инициалы исполнителя;
- адресат;
- вид отправки документа;
- количество экземпляров;
- содержание.
В отделе по работе со служебной документацией осуществляется проверка правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются основному исполнителю.
109. Регистрация и дальнейшая отправка осуществляется только при наличии электронной копии документа, которая передается с помощью СЭДО.
Ответственность за соответствие электронных проектов документов, направленных на регистрацию в СЭДО, содержанию документов на бумажном носителе возлагается на исполнителя документа.
110. Документы, подписанные Министром, заместителями Министра и лицами, указанными в п. 107 настоящей Инструкции, регистрируются и отправляются отделом по работе со служебной документацией не позднее следующего дня, после подписания, после чего второй экземпляр документа с визами подшивается в дело отдела по работе со служебной документацией, согласно номенклатуры дел.
111. Регистрационный номер состоит из вида документа, года, цифрового индекса подразделения, исполнившего документ, определенного номенклатурой дел, и порядкового исходящего номера. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой, например:
ИСХ-12/МИО/05-01/2000,
где:
ИСХ - вид документа (исходящий),
12 - год,
МИО - Министерство имущественных отношений,
05-01 - индекс подразделения,
2000 - порядковый номер документа.