169. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
170. Передача дел в архив Министерства производится по утвержденным описям дел.
171. Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному лицом, ответственным за ведение архива Министерства, и согласованному с руководителями структурных подразделений Министерства и отделом по работе со служебной документацией.
172. Прием дел производится лицом, ответственным за ведение архива Министерства, в присутствии работника структурного подразделения Министерства с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за ведение архива Министерства, и лица, передавшего дела.
173. Дела и описи дел доставляются в архив Министерства сотрудниками структурных подразделений Министерства с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Министерства (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив Министерства несет структурное подразделение Министерства, передающее документы).
174. Лицом, ответственным за ведение архива Министерства, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению работниками структурного подразделения Министерства.
175. Вместе с делами в архив Министерства передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.
176. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства ответственный за делопроизводство данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по акту приема-передачи при упразднении управления (отдела). Форма акта приведена в приложении N 12 к Инструкции.
177. Информация социально-правового характера по запросам граждан выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки (далее - справки). Справки подписываются и заверяются печатью Министерства. Справки направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом либо выдаются под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам - при предъявлении надлежаще оформленной доверенности.
178. Документы постоянного срока хранения Министерства, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, подлежат передаче на постоянное хранение в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" по истечении срока, установленного Федеральным законом "Об архивном деле Российской Федерации", в упорядоченном состоянии с тремя экземплярами описей и научно-справочным аппаратом к описям.