141. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой в зависимости от сроков хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет)) и систематизацией документов внутри дела.
142. Законченный делопроизводством документ передается исполнителем в дело не позднее 10-дневного срока.
143. Дела формируются в структурных подразделениях Министерства. Ответственные за делопроизводство и руководители структурных подразделений Министерства обеспечивают сохранность документов и дел.
144. Индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой должен быть подшит исполненный документ (комплект документов), определяет работник отдела по работе со служебной документацией.
145. Информация о сформированных делах заносится в СЭДО работником отдела по работе со служебной документацией.
146. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
1) помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
3) помещать приложения вместе с основными документами;
4) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
5) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
6) помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);
8) документ, помещаемый в дело, должен иметь дату, подпись, другие реквизиты, то есть быть правильно и полностью оформленным;
9) по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том.
При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т.д.;
10) документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании;
11) распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
12) все документы отчетного и информационного характера по исполнению правовых актов и поручений Губернатора Омской области, Правительства Омской области, находящихся на контроле, подшиваются в заведенные на эти правовые акты и поручения дела. Если на правовые акты и поручения дела не заводились, то отчетные документы подшиваются в дела переписки постоянного срока хранения за текущий год. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа;
13) документы коллегиальных органов группируются в два дела: протоколы и решения коллегиальных органов, документы к заседаниям коллегиальных органов;
14) протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов;
15) правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по личному составу;
16) при формировании правовых актов по личному составу формируются в отдельные дела правовые акты по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения;
17) утвержденные планы, отчеты и другие документы группируются отдельно от их проектов;
18) документы в личных делах располагаются по мере их поступления;
19) обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы органов исполнительной власти или подведомственных им организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
20) переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;
21) законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой отдельно от документов на бумажных носителях на жестком диске специально выделенного компьютера.