71. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования. Документы регистрируются независимо от способа их доставки.
Документы регистрируются один раз: поступающие - как правило, в день поступления, создаваемые - как правило, в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения Министерства в другое он повторно не регистрируется.
72. Регистрация входящих документов осуществляется централизованно отделом по работе со служебной документацией в СЭДО после внесения в карту учета следующих реквизитов:
- входящий номер документа;
- дата поступления документа;
- адресант;
- адрес адресанта;
- номер документа;
- дата документа;
- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
- наименование или аннотация документа;
- вид документа;
- вид доставки документа;
- должностное лицо, поставившее документ на контроль;
- содержание;
- указания по исполнению документа.
Текст документа сканируется и создается электронный образ документа. Не подлежат преобразованию в электронную форму: сброшюрованные документы и другие текстовые документы, книги, буклеты, карты, диаграммы материалы форматом более А4, а также состоящие из листов разного формата, материалы с малоразборчивым текстом.
Включение электронного образа документа в СЭДО возможно только после его сравнения с подлинником документа.
73. Рассмотрению и исполнению подлежат документы только с отметкой о входящей регистрации.
74. При вводе основных реквизитов, поступившего в Министерство документа, в СЭДО осуществляется присвоение регистрационного номера документу, например:
ВХ-12/МИО-200,
где:
ВХ - вид документа (входящий);
12 - год;
МИО - Министерство имущественных отношений;
200 - порядковый номер.
На документах, подлежащих регистрации, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, в который переносится присвоенный номер и дата поступления документа.
75. Поступившая в Министерство корреспонденция регистрируется в день ее получения.