31. При проведении выездной проверки должностные лица архивного управления Министерства обязаны осуществить следующие действия:
1) предъявить служебное удостоверение;
2) удостовериться в наличии полномочий у представителя контролируемого лица;
3) одновременно с предъявлением служебного удостоверения вручить под роспись представителю контролируемого лица копию распоряжения Министерства о проведении выездной проверки, заверенную печатью Министерства (на втором экземпляре копии, остающейся у должностного лица архивного управления Министерства, представитель контролируемого лица проставляет отметку со своей подписью о получении копии с указанием должности, фамилии, имени и отчества, а также даты и времени ее получения);
4) ознакомить представителя контролируемого лица с:
- распоряжением Министерства о проведении выездной проверки (на втором экземпляре копии, остающейся у должностного лица архивного управления Министерства, представитель контролируемого лица проставляет отметку об ознакомлении с распоряжением Министерства с указанием должности, фамилии, имени и отчества, а также даты и времени ознакомления, подписи);
- полномочиями должностных лиц архивного управления Министерства, проводящих выездную проверку;
- целями, задачами, основаниями проведения выездной проверки;
- видами и объемом мероприятий по контролю;
- составом экспертов, представителями экспертных организаций, привлекаемых к выездной проверке (в случае их привлечения);
- сроками и условиями проведения выездной проверки;
- положениями настоящего Административного регламента и порядком осуществления мероприятий по контролю (по просьбе представителя контролируемого лица);
5) изучить представленные документы, необходимые для достижения целей и задач выездной проверки;
6) получить от представителя контролируемого лица пояснения (при необходимости);
7) осуществить мероприятия по контролю, предусмотренные распоряжением Министерства о проведении выездной проверки;
8) сделать выводы о том, какие требования законодательства об архивном деле в Российской Федерации нарушены либо об отсутствии таких нарушений;
9) оформить результаты выездной проверки;
10) ознакомить представителя контролируемого лица с результатами выездной проверки;
11) сделать запись о проведенной выездной проверке в журнале учета проверок контролируемого лица либо при отсутствии указанного журнала - соответствующую запись в акте проверки. Запись о проведенной выездной проверке содержит сведения о наименовании Министерства, датах начала и окончания проведения проверки, времени ее проведения, правовых основаниях, целях, задачах и предмете проверки, выявленных нарушениях и выданном предписании, а также фамилии, имена, отчества и должности должностных лиц, проводящих проверку, их подписи.
32. При проведении документарной проверки по месту нахождения архивного управления Министерства должностные лица архивного управления Министерства обязаны осуществить следующие действия:
1) вручить под роспись представителю контролируемого лица копию распоряжения Министерства о проведении документарной проверки, заверенную печатью Министерства (на втором экземпляре копии представитель контролируемого лица проставляет отметку о получении копии с указанием должности, фамилии, имени и отчества, а также даты и времени ее получения);
2) в случае поступления просьбы представителя контролируемого лица ознакомить его с настоящим Административным регламентом и порядком проведения мероприятий по контролю;
3) рассмотреть документы контролируемого лица, имеющиеся в распоряжении архивного управления Министерства, в том числе акты предыдущих проверок, материалы рассмотрения дел об административных правонарушениях и иные документы о результатах осуществленного в отношении этих лиц контроля;
4) в случае если достоверность сведений, содержащихся в вышеуказанных документах, вызывает обоснованные сомнения либо эти сведения не позволяют оценить исполнение контролируемым лицом обязательных требований, направить контролируемому лицу мотивированный запрос за подписью начальника архивного управления Министерства с требованием представить иные необходимые для рассмотрения в ходе проведения документарной проверки документы в установленном Федеральным законом порядке. К запросу прилагается заверенная печатью Министерства копия распоряжения Министерства о проведении документарной проверки;
5) в случае выявления ошибок и (или) противоречий в вышеназванных документах либо несоответствия сведений, содержащихся в этих документах, сведениям, содержащимся в имеющихся в архивном управлении Министерства документах и (или) полученным в ходе осуществления контроля, информацию об этом направить контролируемому лицу с требованием представить в течение десяти рабочих дней необходимые пояснения в письменной форме;
6) рассмотреть представленные контролируемым лицом пояснения и документы, подтверждающие достоверность ранее представленных документов;
7) при установлении признаков нарушения законодательства об архивном деле в Российской Федерации доложить о необходимости проведения выездной проверки начальнику архивного управления Министерства, который организует подготовку соответствующего проекта распоряжения Министерства.