48. Телеграмма составляется в том случае, когда необходима срочная передача информации адресату.
Телеграммы печатаются на стандартных листах бумаги без бланка в двух экземплярах (приложение N 13).
Адрес телеграммы состоит из телеграфного наименования пункта назначения и точного наименования адресата.
К телеграмме одного содержания, направляемой в несколько адресов, составляется указатель рассылки, завизированный исполнителем.
Текст телеграммы излагается на одной стороне листа кратко, без переноса слов, абзацев. Цифры в тексте телеграммы пишутся, как правило, прописью.
В конце текста телеграммы проставляется ее регистрационный номер, который оформляется аналогично проставлению номеров на отправляемых документах Министерства.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, с указанием должности, инициалов и фамилии должностного лица, подписавшего телеграмму.
Проект телеграммы от имени Министра (первого заместителя Министра) до представления ее на подпись руководителю визируется исполнителем на втором экземпляре в правом нижнем углу.
Телеграммы принимаются на отправку подписанными и датированными. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.
Вторые экземпляры телеграмм, отправленных за подписью Министра, первого заместителя Министра, заместителей Министра, формируются в дела в соответствии с номенклатурами дел.
49. Телефонограмма применяется для срочных кратких сообщений. Телефонограмму рекомендуется применять для передачи вызова на совещание, заседание, а также для получения сведений оперативного характера, не требующих документального оформления (приложение N 14).
Телефонограммы передаются и принимаются в приемной Министра.
После сверки текста телефонограммы с передающим (принимающим) лицом принимающий (передающий) заполняет справочные реквизиты:
в графе "Принял" указываются должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона;
в графе "Передал" указываются должность, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.
Полученная телефонограмма оформляется в приемной Министра и передается в общий отдел Министерства на регистрацию.
После регистрации телефонограмма передается работником общего отдела Министерства адресату.