194. Архив Министерства ведет работник общего отдела Министерства, в должностные обязанности которого входит организация хранения и обеспечение сохранности документов Министерства, поступивших в архив на хранение.
195. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (за исключением документов департамента ЗАГС Министерства и архивного управления Министерства). Их передача производится только по описям дел структурных подразделений в соответствии с графиком, составленным работником общего отдела и согласованным с руководителями структурных подразделений Министерства.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
196. Прием дел производится работником общего отдела Министерства в присутствии работника структурного подразделения Министерства с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела. В конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника общего отдела Министерства и лица, передавшего дела.
197. Дела и описи дел передаются в архив Министерства сотрудниками структурных подразделений Министерства с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Министерства (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив Министерства несет структурное подразделение Министерства, передающее документы).
198. Работником общего отдела Министерства предварительно проверяется правильность формирования, оформления дел и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с Номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению работниками структурного подразделения Министерства.
В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по Номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения Министерства и передается вместе с описью дел структурного подразделения Министерства в ведомственный архив. Работником общего отдела Министерства составляется акт недостачи дел (приложение N 28), который утверждается первым заместителем Министра.
199. Вместе с делами в архив Министерства передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных (реорганизационных) мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и Номенклатуре.
200. По результатам экспертизы ценности документов работником общего отдела Министерства составляются годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения (приложение N 29) и дел по личному составу Министерства (приложение N 30), а также акты о выделении дел к уничтожению.
201. Выдача дел работникам Министерства осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Министра или его заместителей по актам.
202. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящиеся в архиве Министерства, по истечении 10 лет после передачи в архив Министерства, если иное не установлено федеральным законодательством, передаются на постоянное хранение в Исторический архив, в том числе в электронном виде, а также научно-справочный аппарат к ним, в том числе в электронном виде.
В случае отсутствия необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве Министерства, они могут быть переданы по решению Министра и по согласованию с руководителем Исторического архива на постоянное хранение в Исторический архив до истечения предельных сроков их временного хранения в архиве Министерства.
203. Документы департамента ЗАГС по истечению срока ведомственного хранения передаются на постоянное хранение в Исторический архив работником департамента ЗАГС Министерства, ответственным за ведение делопроизводства.