185. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
1) экспертизу ценности документов;
2) оформление дел;
3) составление описей дел по результатам экспертизы ценности документов (дел);
4) составление актов на уничтожение документов и дел, не подлежащих хранению.
186. Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов проводится на стадии делопроизводства:
1) при составлении номенклатуры дел;
2) в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
3) при подготовке к передаче в архив Министерства;
4) при подготовке дел к передаче в казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив).
187. Экспертизу ценности документов организуют и проводят экспертная комиссия Министерства и экспертная комиссия структурного подразделения Министерства.
В состав экспертной комиссии Министерства, утверждаемый правовым актом Министерства, включается представитель Исторического архива (по согласованию).
188. Экспертиза ценности документов производится ежегодно в структурных подразделениях Министерства, осуществляющих формирование и хранение соответствующих дел.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Министерства, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями документов с указанием сроков их хранения, Номенклатурой.
189. По результатам экспертизы ценности документов работниками структурных подразделений Министерства, ответственными за ведение делопроизводства (архива), составляются описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (приложение N 22), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 27).
Опись дел структурного подразделения Министерства утверждается руководителем структурного подразделения Министерства по согласованию с начальником общего отдела Министерства.
190. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
Оформление дел проводится работниками структурных подразделений Министерства, ответственными за ведение делопроизводства (архива), при методической и практической помощи и под контролем работника общего отдела Министерства.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.
Полное оформление дел предусматривает оформление реквизитов обложки дела (приложение N 24), нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя (приложение N 25) дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 26), подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
191. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение 3 лет.
192. Описи дел постоянного хранения структурного подразделения Министерства (приложение N 20) в целях передачи соответствующих дел в архив Министерства составляются не позднее чем через 3 года после завершения дел в производстве.
193. Дела государственных гражданских служащих экспертизе ценности не подлежат. Дела данной категории подлежат частичному оформлению: производится нумерация листов в деле, составляется заверительная надпись дела и внутренняя опись документов дела. Указанные дела не подлежат подшивке или переплету.
Опись дел по личному составу государственных гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы Омской области, составляется управлением государственной службы и кадров Министерства (приложение N 21) без записей о передаче и приеме в архив Министерства.
В случае передачи личного дела государственного гражданского служащего, уволенного с государственной гражданской службы Омской области, в другой государственный орган в указанной описи в графе "Примечание" делается отметка о выбытии дела с указанием основания передачи. Документы (акты, запросы) о передаче дел государственных гражданских служащих составляют самостоятельное дело, которое включается в указанную опись.
По истечении 10-летнего срока хранения личных дел уволенных государственных гражданских служащих на эти дела по году увольнения составляется самостоятельная опись (приложение N 22) с отдельной нумерацией, и управление государственной службы и кадров Министерства передает их в установленном порядке на хранение в архив Министерства.