175. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с Номенклатурой в зависимости от сроков хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет)) и правилами систематизации документов внутри дела.
176. Законченный делопроизводством документ передается исполнителем в дело не позднее 10-дневного срока.
177. Дела формируются в структурных подразделениях Министерства. Перечень лиц, ответственных за сохранность документов, формирование их в дела, разработку номенклатуры дел структурного подразделения, составление описей дел структурного подразделения, уничтожение документов с истекшими сроками хранения, устанавливается распоряжением Министерства. Указанные лица и руководители структурных подразделений Министерства обеспечивают сохранность документов и дел.
178. Индекс дела, в которое в соответствии с Номенклатурой должен быть помещен исполненный документ (комплект документов), определяет лицо, ответственное в структурном подразделении Министерства за сохранность документов и формирование их в дела.
179. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
1) помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела в Номенклатуре;
2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
3) помещать приложения вместе с основными документами;
4) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
5) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
6) помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);
8) документ, помещаемый в дело, должен иметь дату, подпись, другие реквизиты, то есть быть правильно и полностью оформленным;
9) по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т.д.;
10) документы внутри дела располагаются по мере поступления в хронологической, вопросно-логической последовательности;
11) распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
12) в отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых областных законов, правовых актов Правительства Омской области;
13) все документы отчетного и информационного характера по исполнению поручений Губернатора Омской области по исполнению поручений и указаний Президента Российской Федерации, правовых актов и поручений Губернатора Омской области, Правительства Омской области, находящихся на контроле, помещаются в заведенные на эти правовые акты и поручения дела. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, помещенных в разные дела, то следует поместить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором помещен подлинник этого документа;
14) документы коллегиальных органов группируются в два дела: протоколы и решения коллегиальных органов и документы к заседаниям коллегиальных органов;
15) протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов;
16) правовые акты Министерства по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов Министерства по личному составу;
17) правовые акты Министерства по личному составу формируются в отдельные дела в соответствии со сроками хранения;
18) утвержденные планы, отчеты и другие документы группируются отдельно от их проектов;
19) документы в личных делах располагаются по мере их поступления;
20) обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Министерства или подведомственных ему учреждений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам;
21) переписка группируется, как правило, за период календарного года, систематизируется в хронологической последовательности "документ-ответ" и помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;
22) законченные делопроизводством электронные копии документов формируются в дела (папки, директории) в соответствии с Номенклатурой отдельно от документов на бумажных носителях на жестком диске специально выделенного компьютера.
180. Местом текущего хранения дел со дня их заведения до передачи в архив Министерства или на уничтожение являются структурные подразделения Министерства, в которых были сформированы соответствующие дела.