207. В Министерстве создаются и используются электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов, которые хранятся:
- в формате RTF, DOC, DOCX, ODT для текстовых документов, в формате XML, XLS, XSLX для электронных таблиц;
- в формате TIF, PDF для многостраничных графических образов документов.
208. Регистрация поступающих документов осуществляется работником общего отдела Министерства в СЭДО Министерства путем внесения в регистрационно-контрольную карточку документа следующих реквизитов:
- входящий номер документа;
- дата поступления документа;
- корреспондент;
- адрес корреспондента;
- Ф.И.О. автора;
- номер исходящего документа;
- дата регистрации исходящего документа;
- Ф.И.О. адресата;
- заголовок;
- вид документа;
- вид доставки;
- рассмотрение документа.
Регистрации в СЭДО Министерства подлежат:
- проекты правовых актов, поступившие в Министерство на согласование;
- служебные записки;
- проекты правовых актов Министерства по основной деятельности;
- документы, требующие ответа;
- документы, направленные в Министерство участниками ЕСЭДО;
- ответы соисполнителей по поручениям, в которых Министерство является ответственным исполнителем.
Текст документа на бумажном носителе сканируется, и создается электронный образ документа.
В случае если поступивший документ является ответом на запрос Министерства или содержит вопросы, которые уже затрагивались в ответах Министерства, работник общего отдела Министерства при заполнении регистрационно-контрольной карточки документа в СЭДО Министерства делает ссылку на связанный документ.
209. Зарегистрированным поступающим электронным документам, требующим исполнения, присваивается статус "Контроль" или "Особый контроль" с обязательным указанием срока исполнения.
210. Министр, первый заместитель Министра - руководитель департамента законопроектных работ и правовой экспертизы Министерства, заместители Министра, помощник Министра, руководители структурных подразделений Министерства и работники общего отдела Министерства в СЭДО Министерства создают поручения и (или) резолюции на электронных документах.
Каждая новая резолюция создается на основании вышестоящей резолюции.