38. В ходе проведения заседания (совещания) рабочей группы, коллегиального или совещательного органа Министерства составляется протокол, отражающий все существенные сведения о ходе заседания (совещания).
39. Ведение записей во время заседания (совещания), сбор документов и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального (совещательного) органа или специалиста Министерства, ведущего протокол заседания (совещания). Текст протокола составляется не позднее трех дней со дня проведения заседания (совещания).
Датой протокола является дата заседания (совещания).
Протокол заседания (совещания) подписывает председательствующий и секретарь заседания (совещания).
Секретарь заседания (совещания) подготавливает выписки из протокола и направляет их исполнителям, которым даны поручения на данном заседании (совещании).
40. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседания коллегии Министерства, протоколы экспертно-проверочной комиссии Министерства, протоколы согласительной комиссии Министерства и т.п.
41. Документы заседания коллегиального органа Министерства оформляются согласно приложению N 12 к настоящей Инструкции.