21. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящиеся в архиве Министерства, по истечении 10-ти лет передаются на постоянное хранение в КУ ИсА.
22. Документы передаются на постоянное хранение по описям дел, утвержденным ЭПК Министерства государственно-правового развития Омской области.
При первой передаче документов в КУ ИсА передается историческая справка на архивный фонд Министерства, при последующих передачах документов даются дополнения к исторической справке о произошедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности, составе и состоянии переданных на хранение документов.
Передача производится в отношении каждого документа, учитываемого отдельно. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов. Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых документов, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих документов. Номера отсутствующих документов указываются в акте приема-передачи. Причины отсутствия документов поясняются в прилагаемой к акту справке, составленной на основании акта об утрате документов.
Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.
23. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем КУ ИсА проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. Обнаруженные недостатки устраняются.
24. Документы передаются на постоянное хранение вместе с тремя подшитыми экземплярами описей. Четвертый экземпляр вместе с актом приема-передачи остается в Министерстве.