148. В архив Главного управления передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Главного управления, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Главного управления и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
149. Передача дел в архив Главного управления производится по утвержденным описям дел.
150. Передача дел в архив Главного управления осуществляется по графику, составленному лицом, ответственным за ведение архива Главного управления, и согласованному с руководителями структурных подразделений Главного управления и отделом по работе со служебной документацией.
151. Прием дел производится лицом, ответственным за ведение архива Главного управления, в присутствии работника структурного подразделения Главного управления с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за ведение архива Главного управления, и лица, передавшего дела.
152. Дела и описи дел доставляются в архив Главного управления сотрудниками структурных подразделений Главного управления с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Главного управления (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив Главного управления несет структурное подразделение Главного управления, передающее документы).
153. Лицом, ответственным за ведение архива Главного управления, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению работниками структурного подразделения Главного управления.
154. Вместе с делами в архив Главного управления передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.
155. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Главного управления лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Главного управления, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре.
156. Информация социально-правового характера по запросам граждан выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки (далее - справки). Справки подписываются и заверяются печатью Главного управления. Справки направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом либо выдаются под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам - при предъявлении надлежаще оформленной доверенности.
157. Документы постоянного срока хранения Главного управления, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, подлежат передаче на постоянное хранение в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" по истечении срока, установленного Федеральным законом "Об архивном деле Российской Федерации", в упорядоченном состоянии с тремя экземплярами описей и научно-справочным аппаратом к описям.