158. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Главном управлении используется поисковая система по документам. Поисковая система может создаваться как в традиционном, так и в электронном виде в СЭДО.
В целях учета и поиска документов в СЭДО используются следующие обязательные сведения о документах:
адресант;
адресат;
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
вид документа;
дата документа;
номер документа;
дата поступления документа;
входящий номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа;
наименование текста;
индекс дела;
сведения о переадресации документа;
количество листов основного документа;
количество приложений;
общее количество листов приложений;
указания по исполнению документа;
должность, фамилия и инициалы исполнителя;
отметка о конфиденциальности.
В СЭДО в зависимости от характера документа и задач использования информации могут включаться следующие дополнительные сведения:
ключевые слова;
содержание;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
вид доставки документа (почтой, факсом и т.д.).