1. Инструкция по делопроизводству в Главном управлении по земельным ресурсам Омской области (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к созданию официальных документов и организации работы с ними в Главном управлении по земельным ресурсам Омской области (далее - Главное управление).
2. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на документы несекретного характера.
3. Порядок работы с секретными документами регламентируется специальными инструкциями.
4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и других компьютерных технологий.
5. Ведение делопроизводства и координацию деятельности структурных подразделений Главного управления по вопросам ведения делопроизводства и документооборота, методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях Главного управления осуществляет отдел по работе со служебной документацией Главного управления (далее - отдел по работе со служебной документацией).
6. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение Инструкции в структурных подразделениях Главного управления возлагается на их руководителей.
7. Ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении Главного управления обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству, систематизирует законченные делопроизводством документы в дела и передает их на хранение в архив Главного управления.
8. Работники Главного управления несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов.
Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник Главного управления обязан передать по указанию непосредственного руководителя находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы другому работнику Главного управления.
При увольнении или переходе на другую работу работник Главного управления должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы. Дела, взятые их архива Главного управления, сдаются специалисту отдела по работе со служебной документацией.
9. Права, обязанности и ответственность работников Главного управления, участвующих в документационном обеспечении деятельности структурных подразделений Главного управления, определяются должностными регламентами.
10. Требования отдела по работе со служебной документацией по вопросам ведения делопроизводства и документооборота, являются обязательными для других структурных подразделений Главного управления.
11. По вопросам делопроизводства и архивного дела работники отдела по работе со служебной документацией взаимодействуют со специалистами архивного управления Министерства государственно-правового развития Омской области и подведомственного ему архивного учреждения.