165. В Главном управлении создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Омской области.
166. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
167. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Главного управления могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Главном управлении, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
168. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, определяется начальником Главного управления.
169. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Главного управления.
170. Прием и отправка электронных документов осуществляются отделом по работе со служебной документацией и иными уполномоченными должностными лицами Главного управления.
171. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение начальника Главного управления, заместителей начальника Главного управления, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Главного управления, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
172. Документы, создаваемые в Главном управлении и (или) поступившие в Главное управление на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
173. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Главного управления.
174. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
175. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Главном управлении в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
176. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного начальником Главного управления.
(Подраздел дополнительно включен приказом Главного управления по земельным ресурсам Омской области от 3 декабря 2012 года N 25-п)