94. Документы, направляемые на подпись руководителю, должны быть завизированы ответственным исполнителем и иными должностными лицами в соответствии с разделами II, III Инструкции. Подписанные документы передаются для регистрации и отправки в отдел по работе со служебной документацией.
95. Перед регистрацией отправляемого документа производится проверка правильности оформления документа, комплектности документа, соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки, сверка соответствия текстов подписанного и завизированного экземпляра документа, производится сортировка документов по способу исполнения (простая и заказная почта), проверяется наличие:
подписи;
виз;
приложений;
отметки об исполнителе;
правильности написания адресата;
номера и даты документа, на который делается ссылка.
96. Неправильно оформленные документы возвращаются ответственному исполнителю.
97. Отправляемые документы регистрируются, как правило, в день подписания или утверждения с внесением в СЭДО следующих реквизитов:
исходящий номер документа;
дата документа;
вид документа;
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
наименование текста;
должность, фамилия и инициалы исполнителя;
адресат;
вид отправки документа;
содержание.
98. На исходящем документе Правительства Омской области указывается дата, оформленная цифровым способом, и регистрационный номер. Регистрационный номер состоит из индекса (по номенклатуре) структурного подразделения, подготовившего документ, и порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: 01.02.2011 N 06/104.
99. Регистрация и дальнейшая отправка осуществляется только при наличии электронного образа документа, который передается с помощью СЭДО. При отсутствии рабочего места в СЭДО электронный образ документа передается с использованием электронных носителей информации.
100. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле.
101. Документ, отправленный по факсу, электронной почте, подлежит регистрации в соответствии с настоящей Инструкцией.
Ответственный исполнитель принимает решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе.
102. Исходящие документы передаются с помощью СЭДО, почтовой, фельдъегерской, электронной связи. Решение о способе доставки принимает руководитель, подписавший документ. Вопросы срочной доставки документов решаются руководителем, подписавшим документ. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
103. Обработка документов для отправки почтовой связью (упаковка, адресация, проставление стоимости почтовых услуг) осуществляется отделом по работе со служебной документацией в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, документов, отправляемых телеграфной связью - в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
104. Документы отправляются отделом по работе со служебной документацией, как правило, на следующий рабочий день после их подписания, после чего второй экземпляр документа с визами подшивается в дело.
105. Исходящие документы передаются для отправки без конвертов.