57. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования. Документы регистрируются независимо от способа их доставки.
Документы регистрируются один раз: поступающие - как правило, в день поступления, создаваемые - как правило, в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения Главного управления в другое он повторно не регистрируется.
Не подлежат регистрации документы, указанные в приложении N 11 к Инструкции.
58. Регистрация документов производится в зависимости от вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются в соответствующих журналах:
- приказы Главного управления (приложение N 12 к Инструкции) с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения - "п";
- распоряжения по основной деятельности Главного управления (приложение N 13 к Инструкции) с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения - "р";
- распоряжения Главного управления по личному составу (прием, перемещение, увольнение) (приложение N 14 к Инструкции) с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения - "л/с";
- распоряжения Главного управления по кадровым вопросам (отпуска, командировки, взыскания) (приложение N 15 к Инструкции) с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения - "к";
- служебные контракты, трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним (приложение N 16 к Инструкции);
- договоры купли-продажи земельных участков (приложение N 17 к Инструкции);
- договоры аренды земельных участков (приложение N 18 к Инструкции);
Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Документы регистрируются в пределах календарного года.
59. Документы регистрируются и учитываются отделом по работе со служебной документацией в СЭДО с внесением следующих основных реквизитов:
- входящий номер документа;
- дата поступления документа;
- адресант;
- адрес адресанта;
- номер документа;
- дата документа;
- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
- наименование текста;
- вид документа;
- вид доставки документа;
- должностное лицо, поставившее документ на контроль;
- содержание;
- указания по исполнению документа.
60. Текст документа сканируется и распознается. Не подлежат преобразованию в электронную форму:
- сброшюрованные документы и другие текстовые материалы;