26. Предоставление Минимуществом государственной услуги включает следующие административные процедуры:
1) прием заявления о предоставлении копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей (далее - заявление);
2) регистрация заявления;
3) направление заявления на рассмотрение в отдел;
4) поиск архивного документа;
5) подготовка ответа на запрос.
Блок-схема последовательности административных действий представлена в приложении N 2 к Административному регламенту.
27. Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 15 дней с момента поступления заявления.
28. Поступившие в Министерство запросы поступают в отдел организационной работы, проверяются на соответствие требованиям комплектности, регистрируются и передаются ответственному за формирование результатов государственной услуги в порядке общего делопроизводства.
Максимальный срок выполнения данных действий составляет 1 рабочий день.
29. Ответственный за формирование результатов услуги должен приступить к ее предоставлению не позднее 3 дней, следующих за днем регистрации обращения в Минимущество.
Ответственный за формирование результатов услуги осуществляет поиск требуемого документа в архиве (архивохранилище) Министерства.
После того как необходимый документ найден, ответственный за формирование результатов услуги осуществляет подготовку необходимых документов.
30. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников) и заверенных копий, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления.
Использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").
При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
Архивные справки составляются по установленной форме на бланке Министерства с обозначением названия документа: "Архивная справка".
В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки.
Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе или заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах и которые являются предметом запроса. В этих случаях сведения включаются в архивную справку такими, какими они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте архивной справки ("так в документе"). Оговариваются также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или одного из них.
К архивной справке прилагаются копии документов, подтверждающих сведения, приведенные в архивной справке.
31. Архивные копии изготавливаются путем дословного воспроизведения всего текста документа (ксерокопирование).
32. Подготовленные исполнителями архивные справки и копии архивных документов сверяются с документами, на основании которых они составлены.
Архивные справки (выписки, копии) заверяются печатью отдела организационной работы.
33. После этого ответственный за формирование результатов услуги составляет текст сопроводительного письма и осуществляет его визирование. Затем ответственный за формирование результатов услуги передает сформированный пакет документов должностному лицу, уполномоченному на заверение копий документов печатью отдела организационной работы.
34. С момента заверения копии документа печатью отдела организационной работы и подписания сопроводительного письма уполномоченным должностным лицом соответствующий пакет документов передается ответственному за выдачу результатов услуги.
35. В случае отсутствия в архиве (архивохранилище) документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется ответ на бланке Министерства, но без надписи "Архивная справка".
В ответе указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обращаться за справкой.
Ответственный за формирование результатов услуги отражает данный факт в тексте сопроводительного письма.