16. Перечень документов, представление которых контролируемыми лицами необходимо для достижения целей и задач проведения проверки (далее - перечень), указывается в распоряжении Министерства о проведении проверки.
17. При подготовке проекта распоряжения Министерства о проведении выездной плановой проверки контролируемых лиц, имеющих архив, в перечень включаются документы, предусмотренные законодательством об архивном деле в Российской Федерации, в частности:
- инструкция по делопроизводству;
- номенклатура дел;
- положение об архиве;
- положение об экспертной комиссии;
- приказ организации о назначении лица, ответственного за архив (при отсутствии в штатном расписании должности заведующего архивом);
- акт осмотра состояния архивохранилища;
- инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара;
- план мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях;
- журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха;
- план передачи дел на постоянное хранение;
- план представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Министерства;
- акты проверки наличия и состояния дел фондов;
- основные учетные документы и документы централизованного учета (книга учета поступления и выбытия документов, список фондов, лист фонда (карточка архивного фонда), дело фонда (на каждый фонд), описи дел, паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию, кинофотофонодокументы, научно-техническую документацию);
- документы, подтверждающие отсутствие дел (акты о выделении документов и дел к уничтожению, акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, акты о неисправимых повреждениях дел, акты передачи дел в другие архивы и организации, книга выдачи дел в рабочие помещения организации, книга и акты выдачи дел во временное пользование другим организациям);
- журнал регистрации архивных справок, копий и выписок из документов.