59. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в Единой системе.
60. Электронные копии бумажных документов создаются в случаях, когда работа с электронными копиями бумажных документов не противоречит действующему законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе.
61. Для подписания электронных документов участников Единой системы используются ЭП.
62. Каждый участник Единой системы определяет уполномоченное лицо (уполномоченных лиц), имеющего (имеющих) ЭП, при помощи которых подписываются электронные документы.
63. При рассмотрении, подписании и согласовании электронных документов в Единой системе должностные лица, имеющие ЭП, обязаны подписывать их только с помощью ЭП.
64. Прием и отправка электронных документов осуществляется работниками структурных подразделений ответственными за делопроизводство участника Единой системы.
65. Электронные документы, поступающие участнику Единой системы, проходят в службе делопроизводства первичную обработку и регистрацию.
66. Работники службы делопроизводства несут персональную ответственность за несоблюдение требований настоящего Регламента и за полноту заполнения обязательных для заполнения полей карточки документа.
67. Исполнитель документа несет персональную ответственность за несоблюдение требований настоящего Регламента и за соответствие содержания электронной копии документа содержанию подлинника документа на бумажном носителе (при его наличии).
68. В Единой системе электронные документы передаются и хранятся вместе с их регистрационными данными.
69. Первичная обработка поступивших электронных документов включает проверку подлинности ЭП, правильности доставки электронных документов и наличия приложений к ним.
70. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в Единой системе.
71. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участников Единой системы.
Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП хранимых электронных документов на внешнем носителе в соответствии с действующим законодательством.
72. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в Единой системе в течение сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях, но не менее пяти лет.
73. После истечения установленного срока хранения электронных документов на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем участника Единой системы, указанные электронные документы подлежат уничтожению (удалению).
74. В Единой системе службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых электронных документов.
75. Участники Единой системы обязаны обеспечить соблюдение требований действующего законодательства об ЭП.