27. Создание, согласование, регистрация, контроль исполнения документов в Единой системе осуществляются ее пользователями в соответствии с требованиями, установленными настоящим разделом.
28. Информационные системы в системах электронного документооборота объекта Единой системы именуются следующим образом:
"Имя информационной системы" пробел "принятая аббревиатура объекта Единой системы в Единой системе".
Например: "Документооборот МПП".
29. В информационных системах могут храниться:
1) файлы в формате RTF, DOC, DOCX, ODT для текстовых документов, в формате XML, XLS, XSLX для электронных таблиц;
2) многостраничные графические файлы в формате TIF, PDF для создания графических образов документов.
30. Проекты документов, создаваемые пользователем в соответствующей информационной системе, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
1) фамилию, инициалы и должность исполнителя;
2) дату и время его создания в информационной системе;
3) наименование типа документа (приказ, распоряжение, письмо, служебная записка и т.п.);
4) заголовок (содержит краткое название, передающее смысл текста и отвечающее на вопрос "о чем?": "Об изменении...", "О выделении...");
5) вид отправки (заполняется в случае необходимости отправки документа факсом, электронной почтой, курьером и пр.);
6) ссылку на связанный документ (содержит регистрационный номер, дату регистрации документа, автора и заголовок документа, на который должен быть дан ответ);
7) вложения (содержит прикрепленные файлы с электронной копией документа);
8) текст документа (помещается текстовая часть документа, за исключением бланка, на котором оформлен документ, и приложений к нему).
31. Согласование проектов документов осуществляется путем создания листа согласования, в котором указываются участники согласования и подписант.
Участники согласования выражают свое согласие или несогласие с содержанием проекта документа, результат которого включает в себя следующие реквизиты: фамилию, инициалы, наименование должности согласующего проект документа, дату принятия решения и решение ("возражаю", "не возражаю", "предлагаю изменения"). При необходимости проект документа может быть делегирован участником согласования на рассмотрение другому работнику без прерывания процесса согласования.
При отсутствии возможности выразить свое мнение по проекту документа участник согласования может быть заменен инициатором согласования на другого работника или исключен из списка участников согласования без прерывания процесса согласования.
Участник согласования имеет возможность запроса дополнительной информации по проекту документа у инициатора согласования.
По завершении процесса согласования проекта документа руководитель подписывает электронной подписью проект документа, который автоматически направляется на регистрацию в информационную систему, предназначенную для регистрации соответствующего типа документа.
Инициатор согласования имеет возможность остановить процесс согласования проекта документа.
32. Регистрация документов осуществляется работниками объектов Единой системы, ответственными за осуществление их регистрации, на основании подготовленных и направленных на регистрацию проектов документов, путем заполнения соответствующих полей регистрационно-контрольной карточки документа.
Работники, осуществляющие регистрацию документов, при необходимости заверяют электронной подписью регистрационно-контрольную карточку документа, содержащую сканированную копию подписанного бумажного носителя.
После регистрации исходящего документа формируется проект входящего документа в системе электронного документооборота объекта Единой системы - корреспондента.
Если электронная подпись проекта входящего электронного документа нарушена, то осуществляется возврат документа.
Если проект электронного документа не может быть доставлен в течение двух рабочих дней, документ направляется на бумажном носителе.
33. Входящие документы, поступившие на бумажном носителе, в целях их регистрации преобразуются путем сканирования в электронную форму (графический образ) - многостраничный графический файл.