Подраздел 18. Передача дел на архивное хранение
139. В архив Управления делами передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Управления делами, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Управления делами и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
140. Передача дел в архив Управления делами производится по утвержденным описям дел.
141. Передача дел в архив Управления делами осуществляется по графику, составленному лицом, ответственным за ведение архива Управления делами, и согласованному с руководителями структурных подразделений Управления делами и отделом учета и обработки документов.
142. Прием дел производится лицом, ответственным за ведение архива Управления делами, в присутствии работника структурного подразделения Управления делами с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за ведение архива Управления делами, и лица, передавшего дела.
143. Дела и описи дел доставляются в архив Управления делами сотрудниками структурных подразделений Управления делами с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Управления делами (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив Управления делами несет структурное подразделение Управления делами, передающее документы).
144. Лицом, ответственным за ведение архива Управления делами, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с Номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению работниками структурного подразделения Управления делами.
145. Вместе с делами в архив Управления делами передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.
146. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Управления делами лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Управления делами, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и Номенклатуре.
147. Информация социально-правового характера по запросам граждан выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки (далее - справки). Справки подписываются и заверяются печатью Управления делами. Справки направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом либо выдаются под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам - при предъявлении надлежаще оформленной доверенности.