Подраздел 16. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
126. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
1) экспертизу ценности документов, в том числе электронных документов (подпункт в редакции, введенной в действие Указом Губернатора Омской области от 6 сентября 2012 года N 90, - см. предыдущую редакцию);
2) оформление дел;
3) составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
4) составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
127. Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов проводится на стадии делопроизводства:
1) при составлении номенклатуры дел;
2) в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
3) при подготовке дел к передаче в казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив) (подпункт в редакции, введенной в действие Указом Губернатора Омской области от 6 сентября 2012 года N 90, - см. предыдущую редакцию).
128. Экспертизу ценности документов организует и проводит постоянно действующая экспертная комиссия Управления делами, положение о которой утверждается приказом Управления делами после согласования с Министерством государственно-правового развития Омской области.
В состав экспертной комиссии Управления делами, утверждаемый правовым актом Управления делами, включается представитель Исторического архива.
129. Экспертиза ценности документов производится ежегодно в структурных подразделениях Управления делами, осуществляющих формирование и хранение соответствующих дел.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Управления делами, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Управления делами, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями документов с указанием сроков их хранения, Номенклатурой.
130. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Формы указанных документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству в Управлении делами (далее - Инструкция Управления делами), утверждаемой приказом Управления делами, который согласовывается с Министерством государственно-правового развития Омской области.
131. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
Оформление дел проводится работниками отдела учета и обработки документов и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Управления делами, при методической помощи и под контролем лица, ответственного за ведение архива Управления делами.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.
Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Формы обложки дела, листа-заверителя дела, внутренней описи документов дела утверждаются Инструкцией Управления делами.
132. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение 2 лет.
133. Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в целях передачи соответствующих дел в архив Управления делами составляются не позднее чем через 3 года после завершения дел в производстве.
134. При подготовке к передаче на архивное хранение личных дел Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, министра Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области, (далее - лица, замещающие государственные должности):
1) экспертиза ценности личных дел лиц, замещающих государственные должности, не проводится;
2) опись личных дел лиц, замещающих государственные должности, прекративших исполнение соответствующих полномочий, составляется отделом государственной службы и кадров Управления делами по окончании каждого делопроизводственного года по форме описи дел отдела государственной службы и кадров Управления делами не позднее чем через 3 года после прекращения исполнения полномочий лиц, замещающих государственные должности;
3) в отделе государственной службы и кадров обеспечивается сейфовое хранение личных дел лиц, замещающих государственные должности, до передачи их в архив Управления делами.