Подраздел 15. Формирование дел и их текущее хранение
111. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с Номенклатурой в зависимости от сроков хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет)) и систематизацией документов внутри дела.
Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
(Пункт в редакции, введенной в действие Указом Губернатора Омской области от 6 сентября 2012 года N 90, - см. предыдущую редакцию).
112. Законченный делопроизводством документ передается исполнителем в дело не позднее 10-дневного срока.
113. Дела формируются в структурных подразделениях Управления делами. Перечень лиц, ответственных за сохранность документов и формирование их в дела, устанавливается распоряжением Управления делами. Указанные лица и руководители структурных подразделений Управления делами обеспечивают сохранность документов и дел.
114. Индекс дела, в которое в соответствии с Номенклатурой должен быть подшит исполненный документ (комплект документов), определяет работник отдела учета и обработки документов.
115. Информация о сформированных делах заносится в СЭДО работником отдела учета и обработки документов.
116. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
1) помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по Номенклатуре;
2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
3) помещать приложения вместе с основными документами;
4) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
5) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
6) помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);
8) документ, помещаемый в дело, должен иметь дату, подпись, другие реквизиты, то есть быть правильно и полностью оформленным;
9) по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т.д.;
10) документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании;
11) распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
12) в отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых федеральных и областных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации;
13) все документы отчетного и информационного характера по исполнению правовых актов и поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Губернатора Омской области, Правительства Омской области, находящихся на контроле, подшиваются в заведенные на эти правовые акты и поручения дела. Если на правовые акты и поручения дела не заводились, то отчетные документы подшиваются в дела переписки постоянного срока хранения за текущий год. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа;
14) документы коллегиальных органов группируются в два дела: протоколы и решения коллегиальных органов, документы к заседаниям коллегиальных органов;
15) протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов;
16) правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по личному составу;
17) при формировании правовых актов по личному составу формируются в отдельные дела правовые акты по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения;
18) утвержденные планы, отчеты и другие документы группируются отдельно от их проектов;
19) документы в личных делах располагаются по мере их поступления;
20) обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы органов исполнительной власти или подведомственных им организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;