Подраздел 12. Отправка документов
95. Исходящие документы передаются с помощью СЭДО, почтовой, фельдъегерской, электронной связью. Решение о способе доставки принимает руководитель, подписавший документ.
96. Обработка документов для отправки почтовой связью (упаковка, адресация, проставление стоимости почтовых услуг) осуществляется отделом учета и обработки документов в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, документов, отправляемых телеграфной связью, - в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
97. Документы отправляются отделом учета и обработки документов в день их регистрации или на следующий рабочий день после их подписания, после чего 2 экземпляра документов с визами подшиваются в дела.
98. Исходящие документы передаются для отправки без конвертов. Документы, отправляемые почтовой связью, но в один адрес, могут быть вложены в один конверт. На конвертах проставляются регистрационные индексы отправляемых документов.
99. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию руководителя, подписавшего документ.
100. Вопросы срочной доставки документов решаются руководителем, подписавшим документ. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
101. Реестры на отправляемую корреспонденцию печатаются в отделе учета и обработки документов в двух экземплярах. Один экземпляр реестра вручается почтовому работнику или фельдъегерю, второй - подшивается в дело.
Реестры в течение года хранятся в отделе учета и обработки документов, а по истечении указанного срока сдаются в архив Управления делами.
102. При передаче текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
1) передаваемый документ (текст, схема, графическое изображение) должен быть выполнен на бумаге формата А4 черным цветом;
2) ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;
3) запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".
103. Персональная ответственность за правильность передачи документов по каналам факсимильной связи возлагается на специалистов, ответственных за использование факсимильных аппаратов.