Подраздел 6. Регистрация поступающих документов
59. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования. Документы регистрируются независимо от способа их доставки.
Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения либо при поступлении в нерабочее время на следующий рабочий день. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Не подлежат регистрации в Правительстве Омской области материалы справочно-информационного характера, перечисленные в приложении N 15 к Инструкции.
(Пункт в редакции, введенной в действие Указом Губернатора Омской области от 6 сентября 2012 года N 90, - см. предыдущую редакцию).
60. Регистрация документов производится в зависимости от вида документа, автора и содержания. В отделе учета и обработки документов регистрируются и учитываются:
1) документы, поступившие на имя Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области;
2) переписка за подписью Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области;
3) докладные записки на имя Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области, Управляющего делами Правительства Омской области.
(Пункт в редакции, введенной в действие Указом Губернатора Омской области от 13 мая 2013 года N 71, - см. предыдущую редакцию)
61. Документы регистрируются и учитываются отделом учета и обработки документов в СЭДО путем создания электронных образов документов с внесением следующих основных реквизитов:
входящий номер документа;
дата поступления документа;
адресант;
адрес адресанта;
номер документа;
дата документа;
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
наименование текста;
вид документа;
вид доставки документа;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
содержание;
указания по исполнению документа.
Включение электронного образа документа в СЭДО возможно только после его сравнения с подлинником документа. Не подлежат сканированию:
сброшюрованные документы и другие текстовые материалы;
книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также состоящие из листов разного формата;
материалы с малоразборчивым текстом;
письма граждан, приложенные к документам.