Подраздел 10. Организация работы с отправляемыми документами
90. Документы, направляемые на подпись руководителю, должны быть завизированы ответственным исполнителем в соответствии с пунктом 33 Инструкции. Подписанные документы передаются для регистрации и отправки в отдел учета и обработки документов.
Перед регистрацией отправляемого документа производится проверка правильности оформления документа, комплектности документа, соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки, сверка соответствия текстов подписанного и завизированного экземпляра документа, производится сортировка документов по способу исполнения (простая и заказная почта), проверяется наличие:
подписи;
виз;
приложений;
отметки об исполнителе;
правильности написания адресата;
номера и даты документа, на который делается ссылка.
Неправильно оформленные документы возвращаются ответственному исполнителю.
Регистрация и дальнейшая отправка осуществляется только при наличии электронного образа документа, который передается с помощью СЭДО. При отсутствии рабочего места в СЭДО электронный образ документа передается с использованием электронных носителей информации.