13. Последовательность административных действий (процедур) при исполнении государственной функции.
13.1. Исполнение государственной функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и первичная обработка обращений граждан;
- регистрация и аннотирование поступивших обращений граждан;
- направление обращений на рассмотрение;
- рассмотрение обращений;
- организация личного приема граждан;
- постановка обращений граждан на контроль;
- продление сроков рассмотрения обращений;
- оформление ответа на обращения граждан;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений.
14. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан.
14.1. Основанием для начала исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан является обращение гражданина в Министерство или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом других государственных органов, органов местного самоуправления Омской области для рассмотрения в соответствии с компетенцией.
14.2. Обращение может поступить по почте, по телеграфу, фельдъегерской связью, доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, передано по факсу, по информационным системам общего пользования.
14.3. Обращения, присланные по почте, поступившие по телеграфу, фельдъегерской связью, переданные по факсу, по информационным системам общего пользования и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел по общим вопросам управления делами Министерства (далее - отдел по общим вопросам).
14.4. Специалист, ответственный за прием документов:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостности упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;
- обращение нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом своему непосредственному руководителю и принимает необходимые меры безопасности;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов, к тексту письма подкалывает конверт;
- поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие подобные приложения к письму) прикрепляются к тексту письма;
- в случае отсутствия текста письма составляет справку с текстом: "Письма в адрес Министерства нет", датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;
- составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками, ценными бумагами, подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Указанные акты хранятся в Министерстве: один экземпляр в соответствующем деле, второй приобщается к поступившему обращению.
14.5. После первичной обработки в отделе по общим вопросам все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением передаются начальнику отдела по общим вопросам.
14.6. Обращения с пометкой "лично" передаются адресатам без вскрытия письма (пакета). В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в установленном порядке.
14.7. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится соответствующими специалистами. Не принимаются обращения, в которых не указаны фамилия гражданина и почтовый адрес для ответа, личная подпись. По просьбе гражданина делается отметка на втором экземпляре принятого обращения.
14.8. Письма на иностранных языках после регистрации направляются в департамент внешнеэкономических, международных и межрегиональных связей Министерства экономики Омской области для определения их содержания.
14.9. Прием и рассмотрение обращений граждан, поступивших по каналам факсимильной связи, по информационным системам общего пользования осуществляется аналогично работе с письменными обращениями.
15. Регистрация поступивших обращений.