19. Документы, поступающие в Министерство на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию (учет), рассмотрение Министром, его заместителями и доставляются исполнителям.
20. Прием и первичная обработка входящих документов Министерства осуществляется работниками общего отдела Министерства.
21. Входящие документы Министерства, полученные работниками Министерства и не прошедшие регистрацию, подлежат передаче для регистрации в общий отдел Министерства.
22. Конверты с документами вскрываются работником общего отдела Министерства (за исключением конвертов с пометкой "лично"). Проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, наличие в конвертах документов, включая приложения.
Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля является доказательством времени отправки и получения документов. Не уничтожаются конверты, содержащие предложения, заявления, жалобы граждан, материалы по судебным делам (претензии, иски, отзывы, повестки и т.п.) (далее - судебные документы).
Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
23. Документ, поступивший в Министерство, регистрируется работником общего отдела Министерства в журнале регистрации входящих документов Министерства. На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы проставляется регистрационный штамп, который содержит наименование Министерства, дату и регистрационный номер.
24. Входящие документы департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства на бумажных носителях проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение соответственно руководителем департамента ЗАГС Министерства, начальником архивного управления Министерства и доставляются исполнителям.
25. Прием и первичная обработка входящих документов департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства осуществляются соответственно работниками департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства, ответственными за ведение делопроизводства. Документ регистрируется в журнале регистрации входящих документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп, содержащий наименование соответственно департамента ЗАГС Министерства, отдела департамента ЗАГС Министерства и муниципального района Омской области, архивного управления Министерства, дату и регистрационный номер.
26. Регистрационный номер, присваиваемый общим отделом Министерства входящему документу Министерства, состоит из порядкового номера документа и кода темы документа. Регистрационный номер входящего документа Министерства может не содержать кода темы документа. В делопроизводстве Министерства предусмотрены следующие коды тем документов:
МС - мировые суды;
П - прокуратура;
ЗС - Законодательное Собрание Омской области;
ГД - Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации; ,
ОГ - обращения граждан;
С - судебные документы;
АК - административные комиссии;
з - законы;
пЗС - постановления Законодательного Собрания Омской области;
п - постановления Правительства Омской области;
рп - распоряжения Правительства Омской области;
у - указы Губернатора Омской области;
рг - распоряжения Губернатора Омской области;
с - соглашения.
Регистрационный номер может быть оформлен, например, следующим образом: "16.02.2008 N 126-МС", где:
16.02.2008 - дата (число, месяц, год поступления документа в Министерство);
126 - порядковый номер документа;
МС - код темы документа.
27. Документы, поступившие в адрес Министерства или на имя Министра, предварительно рассматриваются, регистрируются в общем отделе Министерства и передаются Министру или его заместителю либо руководителю структурного подразделения Министерства, в компетенцию которого входит рассмотрение поставленных в документах вопросов.