8. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
9. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Министерства, должностными регламентами и инструкциями работников Министерства.
10. При применении в Министерстве электронного документооборота общим отделом Министерства и управлением информационных технологий департамента организации деятельности Министерства разрабатываются маршруты движения документов.
11. В документообороте Министерства используются единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области и программный продукт "Сотрудник", предназначенные для контроля движения проектов законов Омской области, правовых актов Губернатора Омской области и Правительства Омской области, поступающих в Министерство на согласование, а также для ведения учета оборота входящих и исходящих документов Министерства. Общий отдел Министерства обеспечивает соответствие электронных образов исходящих документов Министерства бумажным носителям.
12. Внесение изменений в базу данных программного продукта "Сотрудник" осуществляется работниками общего отдела Министерства. Администрирование единой системы электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области и программного продукта "Сотрудник" осуществляется работниками управления информационных технологий департамента организации деятельности Министерства.
13. В Министерстве осуществляется исполнение поручений:
- Губернатора Омской области;
- Правительства Омской области;
- первого заместителя Председателя Правительства Омской области;
- содержащихся в правовых актах Министерства;
- содержащихся в резолюциях:
заместителя Председателя Правительства Омской области, Министра государственно-правового развития Омской области (далее - Министр);
первого заместителя Министра, заместителя Министра, руководителя департамента Министерства, начальника управления (отдела) Министерства;
лица, ответственного за исполнение поручения (далее - ответственный исполнитель).
14. Поручение исполняется ответственным исполнителем в срок, указанный в поручении или в документе, исполнение которого предусмотрено поручением. Если срок исполнения поручения не указан, то поручение исполняется в срок до 30 дней. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях со дня получения документа лицом, ответственным за исполнение поручения, если иное не предусмотрено федеральным и областным законодательством.
15. Поручения по рассмотрению документов (проектов правовых актов, протестов прокуратуры, запросов и др.) исполняются работниками Министерства в сроки, установленные законодательством или Министром для рассмотрения соответствующего документа. В указанные сроки включаются подготовка и визирование проекта ответа, а также подписание документа Министром. Поручение считается исполненным после присвоения документу исходящего номера в общем отделе Министерства.
16. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, то поручение должно быть исполнено в первый следующий за ним рабочий день.
Если срок исполнения поручения указан со словом "до", то поручение исполняется в предшествующий этой дате день.
Изменение срока исполнения поручения согласовывается с лицом, давшим поручение. Если поручение по объективным причинам не может быть исполнено в установленный срок, то ответственный исполнитель обязан письменно согласовать продление срока исполнения с лицом, давшим поручение.
17. Если поручение дано нескольким лицам, то ответственным за исполнение поручения является лицо, указанное в поручении первым, если иное не предусмотрено в поручении. Ответственный исполнитель координирует работу иных исполнителей по исполнению поручения, в том числе определяет сроки представления иными исполнителями необходимых документов и сведений.
18. В случае если ответственным исполнителем специально не определены сроки представления иными исполнителями необходимых документов и сведений, то данные документы и сведения предоставляются в следующие сроки:
- для исполнения поручений и документов, содержащих указание "срочно", телеграмм и телефонограмм, требующих дополнительной проверки, не позднее чем за один день до окончания срока исполнения поручения или документа;
- для исполнения поручений и документов, содержащих указание "оперативно", - не позднее чем за три дня до окончания срока исполнения поручения или документа;
- для остальных поручений и документов - не позднее чем за пять дней до окончания срока исполнения поручения или документа.