87. Служебные записки готовятся как:
- ответы о выполнении поручений Министра, его заместителей, руководителей структурных подразделений Министерства;
- сопроводительные письма к проектам ответов;
- инициативные письма.
88. Служебные записки оформляются без бланка. В правом верхнем углу служебной записки располагается наименование должностного лица Министерства, которому она адресована, должность работника Министерства, подготовившего записку, его фамилия и инициалы. Данные реквизиты выравниваются относительно левого края самой длинной строки или границы правого поля листа.
Текст служебной записки может начинаться с обращения к адресату, которое выравнивается по центру.
В конце служебной записки ставятся подпись и дата.
89. Работник общего отдела Министерства осуществляет регистрацию служебных записок и их передачу должностным лицам Министерства, которым адресованы служебные записки.
Служебные записки, подготовленные работниками структурных подразделений Министерства на имя руководителя данного структурного подразделения, могут не регистрироваться в общем отделе Министерства.
90. В ходе заседания (совещания) рабочей группы, коллегиального органа Министерства составляется протокол, отражающий все существенные сведения о ходе заседания (совещания).
91. Ведение записей во время заседания (совещания), сбор документов и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального органа и специалистов, готовивших вопросы к обсуждению.
Текст протокола составляется не позднее трех дней со дня заседания (совещания).
Датой протокола является дата заседания (совещания).
92. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседания рабочей группы коллегии Министерства, протоколы экспертно-проверочной комиссии Министерства, протоколы согласительной комиссии Министерства и т.п.
93. Документы заседания коллегиального органа Министерства оформляются согласно приложению N 11 к настоящей Инструкции.
94. В целях подтверждения установленного факта, события, действия составляется акт.
95. Текст акта (кроме первичного учетного документа) состоит из трех частей: вводная часть, констатирующая часть и выводы.
В вводной части указывается основание для составления акта (наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и название), перечисляются лица, составившие акт.
В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность проведенной работы, установленные факты, события, действия.
В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации. Эта часть необязательна, акт может заканчиваться констатацией фактов.
После текста указывается количество составленных экземпляров, дата и их местонахождение (эта часть также необязательна, если иное не установлено законодательством).
96. Акт включает в себя:
- наименование организации;
- наименование документа;
- дату акта (дата актируемого события, факта, действия);
- место составления; *
- название;
- гриф утверждения (при необходимости);
- текст;