126. Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на стадии делопроизводства и их передачу на архивное хранение в соответствии, с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
127. Работники Министерства обязаны обеспечивать сохранность документов Министерства.
В конце рабочего дня документы, находящиеся в рабочем кабинете, должны помещаться работниками Министерства в шкафы, обеспечивающие их сохранность, предохраняющие документы Министерства от пыли и воздействия прямого солнечного света.
128. Номенклатура дел Министерства - систематизированный перечень названий дел, заводимых в делопроизводстве Министерства, с указанием сроков их хранения, оформленный в соответствии с приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".
129. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в архив Министерства подлежат упорядочению (оформлению, описанию) в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации и государственными стандартами (в том числе ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов").
130. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений Министерства и номенклатура дел Министерства.
Номенклатура дел Министерства составляется общим отделом Министерства на основе номенклатур дел структурных подразделении Министерства.
131. Методическое руководство проводимой структурными подразделениями Министерства работой по разработке, изменению номенклатуры дел Министерства осуществляют экспертная комиссия Министерства и экспертная комиссия департамента ЗАГС Министерства.
132. Исполненные дела формируются в структурных подразделениях Министерства в соответствии с номенклатурой дел Министерства.
133. Контроль за правильным формированием дел осуществляет работник общего отдела Министерства.
134. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений Министерства и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, в течение года после завершения делопроизводственного года остаются в структурных подразделениях Министерства для оперативного использования, затем передаются в архив Министерства.
135. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел структурных подразделений Министерства.
136. Передача дел в архив Министерства производится по графику, утвержденному председателем экспертной комиссии Министерства.
137. Документы департамента ЗАГС Министерства по истечении срока ведомственного хранения передаются на постоянное хранение в Исторический архив Омской области (далее - Исторический архив) работником департамента ЗАГС Министерства, ответственным за ведение делопроизводства.
138. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящиеся в архиве Министерства, по истечении 10 лет после передачи в архив Министерства, если иное не установлено федеральным законодательством, передаются на постоянное хранение в Исторический архив.
В случае отсутствия необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве Министерства, они могут быть переданы по решению Министра и по согласованию с руководителем Исторического архива на постоянное хранение в Исторический архив до истечения предельных сроков их временного хранения в архиве Министерства.
139. Акты о выделении документов к уничтожению, согласованные экспертной комиссией Министерства (в отношении документов департамента ЗАГС Министерства - экспертной комиссией департамента ЗАГС Министерства), утверждаются заместителем Министра (руководителем департамента ЗАГС Министерства) только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Министерства описей дел постоянного хранения.
После этого работник общего отдела Министерства (департамента ЗАГС Министерства), ответственный за архив, имеет право уничтожить дела, включенные в акты о выделении документов к уничтожению путем измельчения на шредере. Отходы от уничтожения документов Министерства могут направляться на переработку по договорам с соответствующими организациями.
Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству в Министерстве
государственно-правового развития
Омской области
Герб |
Приложение N 2
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве государственно-правового развития
Омской области
___________ N ___________ |
Приложение N 3
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве государственно-правового развития
Омской области