1. Настоящая Инструкция устанавливает правила работы с документами в Министерстве государственно-правового развития Омской области (далее Министерство).
2. Настоящая Инструкция разработана на основе Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 года N 30, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года N 536, а также государственных стандартов в области организации учета и обеспечения сохранности архивных документов.
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
4. Установленные настоящей Инструкцией правила документационного обеспечения управления не распространяются на документы, содержащие информацию ограниченного распространения, в частности на документы, образующиеся в связи с осуществлением департаментом записи актов гражданского состояния Министерства (далее - департамент ЗАГС Министерства) государственной регистрации актов гражданского состояния на территории Омской области в соответствии с федеральным законодательством.
5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе требований настоящей Инструкции, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства (далее - структурные подразделения Министерства) осуществляются работниками общего отдела департамента организации деятельности Министерства (далее - общий отдел Министерства).
Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства.
6. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:
входящие документы:
- документы, поступающие в Министерство от организаций и физических лиц;
- документы, поступающие непосредственно в департамент ЗАГС Министерства, в отделы департамента ЗАГС Министерства или советникам департамента ЗАГС Министерства по соответствующему муниципальному району Омской области (далее - структурные подразделения департамента ЗАГС Министерства);
- документы, поступающие непосредственно в архивное управление Министерства;
исходящие документы:
- документы, отправляемые Министерством в организации, физическим лицам;
- документы, отправляемые структурными подразделениями департамента ЗАГС Министерства в организации и физическим лицам;
- документы, отправляемые архивным управлением Министерства в организации, физическим лицам;
внутренние документы Министерства - документы, создаваемые в структурных подразделениях Министерства и реализуемые работниками Министерства в процессе работы (служебные записки, протоколы заседания коллегии Министерства, протоколы заседаний комиссий, рабочих групп Министерства и т.п.).
7. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.