34. Исходящие документы передаются:
- почтовой связью;
- электрической связью;
- работником Министерства представителю адресата (адресату) при предъявлении удостоверения (иного документа, удостоверяющего личность);
- работником общего отдела Министерства (далее - курьер) адресату по поручению начальника общего отдела Министерства.
35. Обработка исходящих документов для отправки почтовой связью осуществляется работниками общего отдела Министерства и лицами, ответственными за ведение делопроизводства в департаменте ЗАГС Министерства, архивном управлении Министерства, в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221.
36. Передача факсограмм, телефонограмм, электронных документов осуществляется работниками общего отдела Министерства и лицами, ответственными за ведение делопроизводства в департаменте ЗАГС Министерства, архивном управлении Министерства.
37. Исходящие документы для отправки передаются полностью оформленными в соответствии с требованиями законодательства и настоящей Инструкции.
38. Исходящие документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего за ним рабочего дня.
39. Исходящие документы оформляются на белой бумаге формата А4 (размером одной стороны 297 мм и другой стороны 210 мм). Текст печатается шрифтом черного цвета с применением компьютерной техники или машинописным способом. При использовании компьютерной техники применяется текстовый редактор Microsoft Word for Windows версии 6.0 и выше, шрифт "Times New Roman" размером 14.
Текст печатается на одной стороне листа. Оборотная сторона листа должна быть чистой, за исключением случаев, установленных законодательством.
При подготовке документов с большим объемом текста, а также в таблицах, оформляемых приложениями к документу (кроме документов, направляемых в Правительство Омской области и Губернатору Омской области), допускается применение шрифта меньшего размера, а также шрифта "Arial".
Размеры полей исходящего документа должны быть: левого - от 2,75 до 3,5 см, правого - от 1,25 до 2,25 см, верхнего и нижнего - от 2 до 2,5 см. Межстрочный интервал должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.
40. Исходящие документы оформляются на бланках Министерства в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, федерального и областного законодательства.
41. В Министерстве применяются следующие бланки:
- бланк письма Министерства (приложение N 1);
- бланк приказа Министерства (приложение N 2);
- бланк распоряжения Министерства (приложение N 3);
- бланки поручений должностных лиц Министерства (приложение N 4);
- бланк письма архивного управления Министерства (приложение N 5);
- бланк письма департамента ЗАГС Министерства (приложение N 6);
- бланк письма отдела департамента ЗАГС Министерства (приложение N 7);
- бланк письма департамента ЗАГС Министерства по соответствующему муниципальному району Омской области (приложение N 8).
42. Министерство имеет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, Государственного герба Российской Федерации и наименованием органа записи актов гражданского состояния, с изображением герба Омской области и иные печати и штампы согласно приложению N 10 к настоящей Инструкции.
Ответственность за использование и хранение печати с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на руководителя департамента записи актов гражданского состояния Министерства; с изображением Государственного герба Российской Федерации и наименованием органа записи актов гражданского состояния - на работников департамента записи актов гражданского состояния Министерства, наделенных полномочиями руководителя органа записи актов гражданского состояния по государственной регистрации актов гражданского состояния; с изображением герба Омской области - на руководителя департамента финансов и экономики - главного бухгалтера Министерства.
Уничтожение гербовых печатей производится по акту, составленному специально созданной комиссией Министерства.
43. Доверенность оформляется на бланке письма Министерства как исходящий документ Министерства. Наименование документа "ДОВЕРЕННОСТЬ" печатается прописными буквами, выравнивается по центру и отделяется 2-3 межстрочными интервалами от текста доверенности.
В тексте доверенности указываются следующие сведения:
- должность и паспортные данные лица, которому выдана доверенность;