Составление и оформление документов необходимо осуществлять с соблюдением ряда правил, которые обеспечивают их юридическую силу и способствуют оперативному и качественному исполнению документов.
5.1. Бланки документов.
5.1.1. Бланки документов Министерства разрабатываются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).
Бланки документов должны иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
5.1.2. В Министерстве установлены следующие виды бланков документов:
- угловой бланк письма Министерства (приложение N 3);
- продольный бланк письма Министерства (приложение N 4);
- бланк приказа Министерства (приложение N 5);
- бланк распоряжения Министерства (приложение N 6).
Перечисленные выше бланки изготавливаются с воспроизведением герба Омской области.
5.1.3. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
5.1.4. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по решению Министра.
5.1.5. При изготовлении документов на двух или более страницах вторую и последующую страницу нумеруют. Номера страниц проставляют по середине верхнего поля.
5.2. Требования к оформлению реквизитов документов.
5.2.1. Герб Омской области помещают на бланках документов Министерства в соответствии с Законом Омской области от 10 июня 2003 года "О гербе и флаге Омской области".
5.2.2. Наименование Министерства должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении о Министерстве.
5.2.3. Справочные данные о Министерстве включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения (номера факсов, адрес электронной почты и др.) на бланке письма Министерства.
5.2.4. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированная в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Способ написания даты зависит от характера документа: в правовых актах Министерства, а также в документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (05 апреля 2008 года), в остальных случаях - цифровой способ в следующей последовательности: день, месяц, год (05.04.2008).
5.2.5. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел структурного подразделения исполнителя.