4.1. Система контроля исполнения документов.
4.1.1. Целью контроля исполнения документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
4.1.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
Контролю подлежат наиболее важные входящие и внутренние документы (распоряжения, приказы).
4.1.3. Контроль исполнения документов в Министерстве строится на автоматизированной базе регистрации.
4.1.4. Ответственность за организацию контроля и своевременное исполнение поручений, содержащихся в документах, возлагается на заместителей Министра, руководителей структурных подразделений и сектор делопроизводства.
4.1.5. Руководители структурных подразделений Министерства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов.
4.1.6. Заместители Министра и руководители структурных подразделений являются ответственными исполнителями поручений по контрольным документам.
4.1.7. Ответственный исполнитель обеспечивает своевременное исполнение поручений и качество подготавливаемого документа.
4.1.8. Непосредственными исполнителями поручений по документам являются начальники и специалисты структурных подразделений Министерства, которые отвечают за фактическое исполнение документов в установленные сроки.
4.1.9. Контроль за исполнением документов осуществляется с момента рассмотрения их Министром, первым заместителем Министра.
4.1.10. Контроль за исполнением документов в Министерстве осуществляют:
1) сектор делопроизводства - входящих документов, адресованных руководству Министерства;
2) руководители структурных подразделений - исполнение поручений, предусмотренных приказами и распоряжениями Министерства, или данных Министром в ходе совещаний.
4.1.11. Контроль за своевременным решением вопросов, поставленных в документах, с соблюдением указанных в резолюции Министра сроков возлагается на исполнителей.
4.1.12. Непосредственный контроль за сроками исполнения документов осуществляет сектор делопроизводства, представляя информацию Министру или первому заместителю Министра (по требованию).
4.2. Сроки исполнения документов.
4.2.1. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения установлены на основании актов высших органов государственной власти (приложение N 2).
4.2.2. Индивидуальные сроки устанавливаются Министром и его заместителями и фиксируются в резолюции.
4.2.3. Срок исполнения документа с резолюцией "Срочно" устанавливается от одного до трех дней.
4.2.4. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин. Если исполнитель документа не успел подготовить ответ, он должен не менее чем за три дня до истечения срока обратиться к лицу, установившему срок, с просьбой о продлении срока, представив обоснование.
Если срок исполнения приходится на нерабочий день, документ должен быть исполнен ранее нерабочего дня.
4.3. Организация и технология контроля исполнения документов.
4.3.1. Постановка документов на контроль осуществляется сектором делопроизводства.
4.3.2. На входящем документе, требующем контроля, при регистрации ставится штамп "Контроль" и указывается срок исполнения. Затем документы передаются в соответствующие структурные подразделения.
4.3.3. В структурных подразделениях ответственный за ведение контроля исполнения документов обязан:
- напоминать исполнителям о приближении срока исполнения;
- докладывать руководителю подразделения обо всех случаях возможных задержек и нарушений сроков исполнения документов.
4.3.4. Для проверок хода исполнения поручений и документов, поставленных на контроль, сектор делопроизводства делает еженедельные распечатки с напоминаниями руководителям структурных подразделений о приближении сроков исполнения (предупредительный контроль).