3.1. Общие правила регистрации.
3.1.1. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
3.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях
3.1.3. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания или утверждения.
3.1.4. Основным принципом регистрации документов является однократность. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
3.1.5. Отдельно регистрируются распоряжения, приказы Министерства по основной деятельности, распоряжения по личному составу, протоколы, письма граждан и т.д. Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Документы регистрируются в пределах календарного года.
3.1.6. Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится централизованно в секторе делопроизводства Министерства. Документы регистрируются в электронных карточках.
3.1.7. Классификатор индексов руководства и структурных подразделений строится в соответствии со структурой Министерства. Он разрабатывается на начало календарного года и доводится сектором делопроизводства до сведения каждого структурного подразделения.
3.2. Регистрация входящих и исходящих документов.
3.2.1. Регистрации подлежат документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
- наименование организации (автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- наименование вида доставки,
- дата и индекс поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
3.2.3. Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса (по номенклатуре) структурного подразделения, подготовившего документ и порядкового номера в регистрационном массиве данных календарного года. Например: N 07/1632.
3.2.4. В документообороте регистрация входящих и исходящих документов ведется в электронной версии по программе "Lotus Notus".
3.3. Регистрация правовых актов Министерства.
3.3.1. В секторе делопроизводства, регистрируются приказы и распоряжения по основной деятельности, распоряжения по административно-хозяйственным вопросам.
При регистрации распоряжений по основной деятельности к порядковому номеру добавляется буквенное обозначение - "р".
При регистрации распоряжений по административно-хозяйственным вопросам к порядковому номеру добавляется буквенное обозначение - "ра".
3.3.2. В отделе кадровой работы и государственной службы регистрируются:
- приказы (распоряжения) по личному составу руководителей государственных учреждений здравоохранения Омской области (прием, увольнение, награждение) с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения - "к";
- приказы (распоряжения) по личному составу руководителей государственных учреждений здравоохранения Омской области (отпуск, командировки, учеба) с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения - "ка";