2.1. Общие правила организации документооборота.
2.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот Министерства.
Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:
- прохождение документов должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться;
- каждое перемещение документа должно быть оправданным;
- следует исключать или ограничивать возвратные перемещения документов, инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью;
- соблюдение единого порядка прохождения и обработки основных категорий документов.
2.2. Организация доставки документов.
2.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется средствами почтовой связи, по каналам электросвязи (факсимильная, электронная связь), а также курьерской службой учреждений здравоохранения.
Доставка документов в Министерство из Правительства Омской области осуществляется курьером сектора делопроизводства.
2.3. Прием, обработка входящей корреспонденции.
2.3.1. Документы, поступающие в Министерство на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется сектором делопроизводства.
Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с Перечнем документов, не подлежащих регистрации (приложение N 1). Нерегистрируемые документы передаются в структурные подразделения по назначению.
2.3.2. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются. При этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, наличие указанных в документах приложений.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю. Конверты с письмами, поступившими в адрес структурных подразделений, а также с пометкой "лично", передаются по назначению без вскрытия.
Конверты от поступившей служебной корреспонденции, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время доставки и получения документа, а также при поступлении личных или платных документов. Сохраняются и прилагаются конверты к письмам, полученным от граждан.
Полученный документ регистрируется в электронном варианте. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование Министерства, дату и регистрационный номер.
2.3.3. Корреспонденция, поступившая в Министерство, распределяется сектором делопроизводства на документы, требующие рассмотрения Министра, первого заместителя Министра, заместителями Министра, Министерству без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения.
2.3.4. После рассмотрения документов Министром, первым заместителем Министра документы возвращаются в сектор делопроизводства для перенесения текста резолюции и постановки на контроль (по мере необходимости). При этом если срок исполнения документа (поручения) не зафиксирован в резолюции или самом документе, то действует типовой срок.
2.4 . Организация отправки исходящей корреспонденции.
2.4.1. Прохождение исходящих документов состоит в составлении проекта документа, его изготовлении, визировании, подписании (утверждении), регистрации и отправки.
Отправка документов осуществляется сектором делопроизводства.
Документы, предназначаемые для отправки, принимаются полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений).
2.4.2. Перед отправкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
Документы, отправляемые Министерством, передаются почтовой, электронной связью и через почтовые ящики, находящиеся в секторе делопроизводства.
Документы, отправляемые Министерством в канцелярию Правительства Омской области, доставляются курьером сектора делопроизводства.
С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.
2.5 . Передача документов внутри Министерства.