11.1. Составление номенклатуры дел.
11.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков хранения и оформленных по установленной форме (приложение N 10).
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного хранения.
11.1.2. При составлении номенклатуры дел в Министерстве руководствоваться: положением о Министерстве здравоохранения Омской области, штатным расписанием, перечнем документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел за предыдущие годы.
11.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, согласовывается с сектором делопроизводства и подписывается начальником структурного подразделения (приложение N 11).
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в сектор делопроизводства.
11.1.4. На основе номенклатуры дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел Министерства, которая согласовывается с экспертной комиссией Министерства (далее - ЭК) и далее направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (далее ЭПК) Министерства государственно-правового развития Омской области, после чего утверждается Министром.
Номенклатура дел Министерства согласовывается с ЭПК не реже одного раза в 5 лет. В случае изменений функций и структуры Министерства разрабатывается новая номенклатура дел.
11.1.5. После утверждения сводной номенклатуры дел Министерства структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
11.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
11.1.7. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.
11.1.8. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности Министерства, кроме печатных изданий. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.
11.1.9. Графы номенклатуры дел Министерства, структурных подразделений заполнятся следующим образом:
1) В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре.
2) В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, документы по деятельности структурных подразделений Министерства, затем переписка, журналы.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок дела должен начинаться с указания вида документа (приказы, протоколы, планы, переписка и т.д.).
Если дело состоит из документов нескольких видов по одному вопросу, то при составлении заголовка употребляется термин "документы", а в скобках указывается 3 - 4 вида документов, которые вошли в дело. Например:
Документы по повышению квалификации врачей (планы, инструкции, справки).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается периодичность (месяц, квартал, год) и характер этой документации.
В заголовках дел статистических отчетов по определенной форме, номер формы указывается в скобках, как дополнение к заголовку.
Например:
Годовой статистический отчет о травматизме на производстве (ф. 7 травматизм);