МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 23 декабря 2008 года N 71

О введении в действие Инструкции по делопроизводству Министерства здравоохранения Омской области

(с изменениями на 26 марта 2010 года)

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании приказа Министерства
здравоохранения Омской области от 2 апреля 2015 года N 21

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________                                        

     Документ с изменениями, внесенными:
     приказом Министерства здравоохранения Омской области от 14 января 2010 года N 2;
     приказом Министерства здравоохранения Омской области от 26 марта 2010 года N 32

____________________________________________________________________

В соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее - ГСДОУ) и Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р. 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" в Министерстве здравоохранения Омской области,

приказываю:

1. Ввести в действие прилагаемую Инструкцию (приложение) по делопроизводству Министерства здравоохранения Омской области (далее Инструкция) с 1 января 2009 года.

2. Возложить ответственность за соблюдение требований Инструкции на руководителей структурных подразделений Министерства здравоохранения Омской области (далее - Министерство).

3. Руководителю сектора делопроизводства Министерства до 25 декабря 2008 года обеспечить тиражирование Инструкции в количестве, необходимом для обеспечения всех работников Министерства.

4. Руководителям структурных подразделений Министерства:

1) ознакомить с настоящей Инструкцией работников структурных подразделений и обеспечить выполнение Инструкции в полном объеме;

2) назначить, в срок до 23 декабря 2008 года лиц, ответственных за ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов, информацию о них представить в сектор делопроизводства Министерства.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра здравоохранения Омской области В.Г. Бережного.

Министр здравоохранения Омской области
 Ю.В. Ерофеев

Приложение
к Распоряжению Министерства
здравоохранения Омской области
от 23.12.2008 года N 71

Инструкция
по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Омской области

1. Общие положения

Инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Омской области (далее - Инструкция) подготовлена на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти М.2005, в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее - ГСДОУ) и Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р. 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", с "Положением о Министерстве здравоохранения Омской области", утвержденным Указом Губернатора Омской области от 13 ноября 2007 года N 133.

Делопроизводство в Министерстве здравоохранения Омской области (далее - Министерство) организовано и ведется на основе настоящей Инструкции.

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Министерстве: порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.

Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на документы несекретного характера.

Порядок работы с секретными документами регламентируется специальными инструкциями.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами компьютерной техники. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

Организация, ведение и совершенствование системы документооборота на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, контроль за соблюдением в структурных подразделениях единой системы делопроизводства, методическое руководство работы с документами в отделах Министерства осуществляется сектором делопроизводства Министерства.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов.

Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения Министра здравоохранения Омской области (далее Министр), первого заместителя Министра при наличии официального письменного запроса в адрес Министерства.

Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в документационном обеспечении деятельности Министерства и его структурных подразделений, определяются должностными инструкциями.

Указания сектора делопроизводства по вопросам делопроизводства являются обязательными для сотрудников Министерства.

Общее организационно-методическое руководство по вопросам документационного обеспечения и архивного дела осуществляет Архивное управление Министерства государственно-правового развития Омской области.

2. Организация документооборота и исполнения документов

2.1. Общие правила организации документооборота.

2.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот Министерства.

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

- прохождение документов должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться;

- каждое перемещение документа должно быть оправданным;

- следует исключать или ограничивать возвратные перемещения документов, инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью;

- соблюдение единого порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

2.2. Организация доставки документов.

2.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется средствами почтовой связи, по каналам электросвязи (факсимильная, электронная связь), а также курьерской службой учреждений здравоохранения.

Доставка документов в Министерство из Правительства Омской области осуществляется курьером сектора делопроизводства.

2.3. Прием, обработка входящей корреспонденции.

2.3.1. Документы, поступающие в Министерство на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется сектором делопроизводства.

Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с Перечнем документов, не подлежащих регистрации (приложение N 1). Нерегистрируемые документы передаются в структурные подразделения по назначению.

2.3.2. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются. При этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, наличие указанных в документах приложений.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю. Конверты с письмами, поступившими в адрес структурных подразделений, а также с пометкой "лично", передаются по назначению без вскрытия.

Конверты от поступившей служебной корреспонденции, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время доставки и получения документа, а также при поступлении личных или платных документов. Сохраняются и прилагаются конверты к письмам, полученным от граждан.

Полученный документ регистрируется в электронном варианте. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование Министерства, дату и регистрационный номер.

2.3.3. Корреспонденция, поступившая в Министерство, распределяется сектором делопроизводства на документы, требующие рассмотрения Министра, первого заместителя Министра, заместителями Министра, Министерству без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения.

2.3.4. После рассмотрения документов Министром, первым заместителем Министра документы возвращаются в сектор делопроизводства для перенесения текста резолюции и постановки на контроль (по мере необходимости). При этом если срок исполнения документа (поручения) не зафиксирован в резолюции или самом документе, то действует типовой срок.

2.4 . Организация отправки исходящей корреспонденции.

2.4.1. Прохождение исходящих документов состоит в составлении проекта документа, его изготовлении, визировании, подписании (утверждении), регистрации и отправки.

Отправка документов осуществляется сектором делопроизводства.

Документы, предназначаемые для отправки, принимаются полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений).

2.4.2. Перед отправкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

Документы, отправляемые Министерством, передаются почтовой, электронной связью и через почтовые ящики, находящиеся в секторе делопроизводства.

Документы, отправляемые Министерством в канцелярию Правительства Омской области, доставляются курьером сектора делопроизводства.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

2.5 . Передача документов внутри Министерства.

2.5.1. Сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, два раза в день забирают почту в секторе делопроизводства. Срочная корреспонденция передается адресатам немедленно.

2.5.2. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство. Документы должны передаваться от одного исполнителя другому с учетом срока исполнения документов.

2.5.3. Прием и передача документов на всех этапах прохождения осуществляется без расписок, но с обязательным указанием в регистрационном журнале фамилии и инициалов получателя документа.

2.5.4. Каждый работник Министерства непосредственно отвечает за сохранность документов, находящихся у него на исполнении.

2.5.5. Документы с поручением Министра, первого заместителя Министра, имеющие штамп "подлежит возврату", вместе с ответами и материалами по исполнению должны быть возвращены в сектор делопроизводства Министерства.

2.6. Порядок прохождения внутренних документов.

2.6.1. Решение различных оперативных вопросов между структурными подразделениями, как правило, осуществляется специалистами путем личного общения или по телефону. Только в исключительных случаях допускается переписка между ними.

2.6.2. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

2.6.3. Проекты правовых актов после подготовки и согласования соответствующими отделами, передаются в юридическую службу Министерства для визирования и проверки соответствия этих документов действующему законодательству.

2.6.4. После подписания правовые акты Министерства регистрируются в секторе делопроизводства и пересылаются для исполнения, ознакомления в структурные подразделения, а в необходимых случаях передаются (самим исполнителем) за его пределы адресатам в виде копий.

2.6.5. Протоколы, подготовка и оформление которых не требует составления проекта и согласования, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или по средствам электронной почты.

Докладные записки на имя Министра, заместителей Министра или структурного подразделения, справки, сводки, и др. внутренние документы оперативного характера рассматриваются Министром, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования в работе) в соответствующие подразделения или помещаются в соответствующие дела.

Служебная записка направляется из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.

Служебную записку подписывает руководитель подразделения или составитель.

2.7. Учет объема документооборота.

2.7.1. Учет объема документооборота в Министерстве включает в себя подсчет общего количества входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

2.7.2. При проведении учета документов раздельно подсчитывается количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения.

За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров.