19. Документы Архивного фонда Российской Федерации (постоянного хранения), временно находящиеся в архиве Министерства, передаются на постоянное государственное хранение по истечении 10-ти лет в Государственный архив Омской области.
20. Документы передаются на постоянное государственное хранение по описям дел, утвержденным экспертно-проверочной комиссией при Министерстве государственно-правового развития Омской области.
При передаче документов в Государственный архив Омской области даются дополнения к исторической справке о произошедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности, составе и состоянии переданных на государственное хранение документов.
Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов.
Прием документов на постоянное государственное хранение оформляется актом приема-передачи дел.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на постоянное хранение, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке, составленной на основании акта об утрате документов.
Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.
21. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем Государственного архива Омской области проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. Обнаруженные недостатки устраняются.
22. Документы передаются на постоянное государственное хранение вместе с тремя подшитыми экземплярами описей и актом приема-передачи.
Согласовано
Руководитель ГУ Омской области
"Государственный архив
Омской области"
О.Д. Пугачева
5 декабря 2005 г.
Текст документа сверен по:
Сборник правовых актов органов исполнительной власти Омской области,
N 6 (12), ст. 171, 10.01.2006