8. Структурные подразделения Министерства, учреждения, находящиеся в ведении Министерства, передают на хранение в архив дела постоянного срока хранения, по личному составу и документы временного (свыше 10-ти лет) хранения. Передача дел на хранение в архив осуществляется по архивным описям установленной законодательством формы.
9. Дела временного (до 10-ти лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке после прохождения экспертизы ценности документов. Дела временного хранения могут передаваться в архив по решению Министра.
10. Передача дел на хранение в архив осуществляется в соответствии с планом-графиком приема дел в архив.
11. В период подготовки дел к передаче в архив лицом, ответственным за архив структурного подразделения Министерства или учреждения, находящегося в ведении Министерства, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись, фактическому наличию дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений Министерства или учреждений, находящихся в ведении Министерства, обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дела составляется справка.
12. Прием на хранение каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения Министерства или лица, ответственного за архив учреждения, находящегося в ведении Министерства. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передававшего дела на хранение.