ПРИКАЗ
от 15 декабря 2005 года N 33
Об утверждении Положения об объединенном архиве
Министерства образования Омской области
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании приказа Министерства
образования Омской области от 1 ноября 2010 года N 32
____________________________________________________________________
В целях совершенствования документационного обеспечения управления, архивного дела и обеспечения сохранности документов, образующихся в деятельности Министерства образования Омской области, образовательных учреждений, находящихся в ведении Министерства образования Омской области,
приказываю:
Утвердить прилагаемое Положение об объединенном архиве Министерства образования Омской области.
Министр образования Омской области
В.Я. Никитин
Положение
об объединенном архиве Министерства образования Омской области
1. Настоящее Положение регламентирует организационные основы деятельности объединенного архива Министерства образования Омской области (далее - Министерство).
2. Объединенный архив Министерства (далее - архив) создается с целью временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, и документов длительного практического значения, образующихся в процессе деятельности Министерства, учреждений, находящихся в ведении Министерства; отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в государственное учреждение Омской области "Государственный архив Омской области" (далее - Государственный архив Омской области).
3. Документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства, имеющие научное, экономическое, социально-культурное или историческое значение, являются государственной частью Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на государственное хранение в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года N 552, Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, федеральным и областным законодательством, настоящим Положением.
4. В своей работе архив руководствуется федеральным и областным законодательством Российской Федерации, правилами и инструкциями архивных органов, настоящим Положением.
5. Основными задачами архива Министерства являются:
1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен настоящим Положением;
2) учет и обеспечение сохранности документов;
3) создание научно-справочного аппарата к документам архива;
4) использование хранящихся в архиве документов;
5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой Российской Федерации и Государственным архивом Омской области.
6. Архив Министерства в целях выполнения возложенных задач осуществляет следующие основные функции:
1) принимает на хранение подготовленные в соответствии с порядком, установленным разделом 5 настоящего Положения, документы структурных подразделений Министерства, учреждений, находящихся в ведении Министерства;
2) учитывает и обеспечивает сохранность принятых на хранение в архив дел и документов;
3) создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к документам архива (описи, каталоги, указатели, исторические справки, предисловия);
4) проводит экспертизу ценности документов и обработку дел постоянного хранения;
5) ежегодно представляет на рассмотрение Экспертной комиссии Министерства описи дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;
6) представляет в Государственный архив Омской области по установленным формам сведения о хранящихся документах;
7) осуществляет использование документов, хранящихся в архиве;
8) ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
7. Объединенный архив Министерства комплектуется делами:
- постоянного срока хранения Министерства и его предшественников;
- временного хранения (свыше 10 лет), по личному составу Министерства, его предшественников, учреждений, находящихся в ведении: Министерства, а также ликвидированных образовательных учреждений;
- иными документами, относящимися к деятельности учреждении в сфере образования;
- научно-справочным аппаратом раскрывающим состав и содержание дел архива (исторические справки, описи дел, предисловия, каталоги, обзоры).
8. Структурные подразделения Министерства, учреждения, находящиеся в ведении Министерства, передают на хранение в архив дела постоянного срока хранения, по личному составу и документы временного (свыше 10-ти лет) хранения. Передача дел на хранение в архив осуществляется по архивным описям установленной законодательством формы.
9. Дела временного (до 10-ти лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке после прохождения экспертизы ценности документов. Дела временного хранения могут передаваться в архив по решению Министра.
10. Передача дел на хранение в архив осуществляется в соответствии с планом-графиком приема дел в архив.
11. В период подготовки дел к передаче в архив лицом, ответственным за архив структурного подразделения Министерства или учреждения, находящегося в ведении Министерства, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись, фактическому наличию дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений Министерства или учреждений, находящихся в ведении Министерства, обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дела составляется справка.
12. Прием на хранение каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения Министерства или лица, ответственного за архив учреждения, находящегося в ведении Министерства. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передававшего дела на хранение.
13. Дела из архива могут выдаваться для использования работникам Министерства с разрешения Министра или заместителей Министра на срок, не превышающий 30-ти дней.
14. Выдача копий документов, ознакомление с оригиналами документов производится на основании письменного разрешения Министра или заместителей Министра.
15. Архивные копии документов или справки выдаются организациям, ведомствам, а также гражданам по их письменным запросам на основании резолюции Министра или заместителей Министра.
16. При поступлении письменных запросов и судебных, правоохранительных и иных органов копии направляемых документов заверяются печатью Министерства.
17. Подлинники документов выдаются указанным органам только по решению Министра или заместителей Министра. При этом выдача документов во временное пользование оформляется актом в двух экземплярах, один из которых остается в архиве Министерства, другой выдается получателю. В деле, из которого выдается подлинник документа, в обязательном порядке остается заверенная копия.
18. После возвращения подлинника документа в Министерство, работником архива проверяется соответствие подлинника заверенной копии, хранящейся в деле. В случае обнаружения несоответствия об этом незамедлительно докладывается Министру.
19. Документы Архивного фонда Российской Федерации (постоянного хранения), временно находящиеся в архиве Министерства, передаются на постоянное государственное хранение по истечении 10-ти лет в Государственный архив Омской области.
20. Документы передаются на постоянное государственное хранение по описям дел, утвержденным экспертно-проверочной комиссией при Министерстве государственно-правового развития Омской области.
При передаче документов в Государственный архив Омской области даются дополнения к исторической справке о произошедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности, составе и состоянии переданных на государственное хранение документов.
Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов.
Прием документов на постоянное государственное хранение оформляется актом приема-передачи дел.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на постоянное хранение, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке, составленной на основании акта об утрате документов.
Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.
21. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем Государственного архива Омской области проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. Обнаруженные недостатки устраняются.
22. Документы передаются на постоянное государственное хранение вместе с тремя подшитыми экземплярами описей и актом приема-передачи.
Согласовано
Руководитель ГУ Омской области
"Государственный архив
Омской области"
О.Д. Пугачева
5 декабря 2005 г.
Текст документа сверен по:
Сборник правовых актов органов исполнительной власти Омской области,
N 6 (12), ст. 171, 10.01.2006