2.1. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседании коллегии включает глубокий и всесторонний анализ существа проблемы, эффективности ранее принятых управленческих решений и мероприятий по их реализации, а также выявление недостатков, условий и причин, их порождающих; разработку предложений, направленных на улучшение положения дел, прогнозируемые результаты от их реализации. В необходимых случаях может быть организована предварительная проверка состояния дел по рассматриваемой проблеме.
2.2. Указанный в плане заседания коллегии исполнитель в случае необходимости составляет план мероприятий по подготовке заседания коллегии и копию направляет лицам, участвующим в его реализации, а также в управление делами Министерства.
2.3. К заседаниям коллегии по обсуждаемому вопросу исполнителем готовятся следующие материалы:
- справка по обсуждаемому вопросу;
- проекты решения коллегии и других документов, подлежащих рассмотрению на заседании коллегии;
- список лиц, приглашенных на коллегию;
- список выступающих на заседании коллегии;
- иные документы по указанию председателя коллегии.
2.3.1. Справка должна содержать краткое и объективное изложение существа рассматриваемого вопроса, имеющиеся положительные моменты и недостатки на данном направлении работы, причины недостатков, проблемы и способы их разрешения, а также предполагаемые меры, направленные на совершенствование деятельности.
2.3.2. Проекты решений коллегии должны содержать краткие выводы по рассматриваемому вопросу и конкретные предложения и мероприятия по устранению недостатков и совершенствованию работы в данном направлении.
2.4. Все материалы проходят согласование и визируются начальником подразделения-исполнителя, лицом, ответственным за подготовку вопроса, и заместителем Министра, осуществляющим руководство соответствующим направлением деятельности.
Проекты решений коллегии, помимо того, визируются и руководителями других структурных подразделений или других коллегиальных органов, если они принимали участие в их подготовке или их интересы затрагиваются в данном решении.
2.5. Согласованные в установленном в пункте 2.4. порядке материалы не позднее чем за 10 дней до заседания коллегии предоставляются в управление делами Министерства - ответственному секретарю коллегии, который докладывает об их готовности начальнику управления делами Министерства, а затем Министру.
2.6. Материалы, подготовленные с нарушением предъявляемых к ним требований или представленные не в полном объеме, ответственным секретарем не принимаются, о чем делается соответствующая отметка.
Полученные управлением делами Министерства материалы могут быть возвращены исполнителям на доработку для устранения недостатков, о чем докладывается Министру-председателю коллегии и курирующему заместителю Министра.
2.7. В случае, если материалы коллегии по каким-либо причинам не могут быть представлены в указанный выше срок или, по мнению лица, ответственного за подготовку вопроса, отпала необходимость в его рассмотрении, об этом ответственное за подготовку лицо письменно докладывает Министру-председателю коллегии.
2.8. Ответственность за качество подготовленных материалов, достоверность содержащихся в них сведений и своевременность представления их к заседанию коллегии несут непосредственные исполнители, а также лица, отвечающие за подготовку вопроса.
2.9. Ответственный секретарь коллегии изучает представленные к заседанию коллегии материалы на предмет их полноты и не позднее чем за 7 дней до заседания коллегии представляет их на доклад Министру-председателю коллегии.
2.10. Недостаточно проработанные вопросы по указанию председателя коллегии или решению коллегии снимаются с обсуждения, и материалы возвращаются исполнителям на доработку.
2.11. Для изучения вопросов, подлежащих рассмотрению на заседании коллегии, подготовки и доработки проектов решений коллегии и других материалов, а также для проверки исполнения принятых решений председателем коллегии или коллегией могут создаваться временные комиссии и рабочие группы. Результаты их деятельности докладываются на коллегии. Члены комиссий или рабочих групп, имеющие особое мнение, вправе довести его до сведения членов коллегии или ее председателя.