4.1. Порядок регистрации документов.
Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются в организации только один раз: входящие и исходящие - в день получения или отправки - в канцелярии, постановления, распоряжения в день подписания или утверждения - в протокольном секторе.
На документах, поступивших в канцелярию, на лицевой стороне первой страницы в правом нижнем углу ставится штамп регистрации, включающий в себя дату и индекс документа. Заводится карточка. Данные о документе вносятся в персональный компьютер в систему "Делопроизводство".
Карточки входящей корреспонденции (приложение N 28) распечатываются в трех экземплярах, одна из которых вместе с документами передается по назначению, другая остается в картотеке канцелярии и последняя поступает в картотеку поиска. Для канцелярии резолюция является основанием для постановки документа на контроль.
Копия экземпляра карточки, содержащей резолюцию Главы Администрации (Губернатора) области или его заместителей, передается помощнику для контроля по срокам исполнения.
Зарегистрированные документы передаются из одного подразделения в другое через канцелярию с переотметкой в карточках или журнале, внутренняя переписка регистрируется в канцелярии.
4.2. Порядок заполнения регистрационных карточек.
В графе "входящий документ" указывается порядковый номер, присвоенный документу канцелярией, затем указывается дата получения документа канцелярией Администрации области и дата отправления документа адресатом.
В графе "номер поступившего документа" указывается номер, присвоенный документу отправителем.
В графе "корреспондент" пишется фамилия и инициалы корреспондента, подписавшего документ.
В графе "откуда поступил" указывается код организации в компьютерной системе делопроизводства и полное ее наименование.
В графе "тема" указывается код темы в компьютерной системе делопроизводства и ее название. В графе "содержание" пишется заголовок или краткое содержание поступившего документа.
Резолюция полностью переносится на карточку. Указывается автор и дата резолюции. Канцелярия делает в карточке отметку об отправлении (кому направлен документ и дата отправления).
Запись об исполнении документа состоит из отметки о решении вопроса по существу, даты, номера дела по номенклатуре.
На лицевой стороне вверху карточки, над датой получения документа, пишется информация о поступившем ответе, дата и номер ответного документа. Запись производится канцелярией. Карточка используется для записей, отражающих движение документов.
4.3. Справочный аппарат.
Справочный аппарат к документам Администрации области составляют картотеки.
В юридическом комитете ведется справочная кодификационная картотека. Всем поступившим в комитет законам, указам Президента Российской Федерации, постановлениям Правительства Российской Федерации присваиваются определенные коды, что упрощает систему их поиска.
Кроме картотеки, в юридическом комитете ведется компьютерная база данных федеральных, региональных, ведомственных документов.
В канцелярии ведутся справочная и контрольная картотеки на переписку, в протокольной части ведется справочная картотека на постановления и распоряжения на основе принятых документов.
Карточки в справочной картотеке канцелярии систематизируются по названиям организаций, направляющих документы. Карточки в канцелярии хранятся в течение двух лет, затем передаются на хранение в архив Администрации области.
В справочной картотеке протокольного сектора карточки располагаются по порядковым номерам, присвоенным постановлениям и распоряжениям, начиная с начала календарного года. Для справочной картотеки печатается одна карточка.
Карточки справочной картотеки хранятся в протокольном секторе в течении двух лет, а затем, после передачи постановлений и распоряжений в архив Администрации области, карточки уничтожаются.
4.4. Индексация документов.
Протоколы заседаний коллегий при Главе Администрации области нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.
Приказы управляющего делами Администрации области получают регистрационный номер для данного вида документа в пределах календарного года.
Индекс входящих, исходящих документов, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре, номера структурного подразделения и порядкового номера документа.
При индексации нескольких экземпляров одного документа всем экземплярам присваивается единый индекс, независимо от времени рассылки.