Движение документов в Администрации области с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует документооборот.
Прохождение документов должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться.
3.1. Порядок прохождения и исполнения входящих документов.
Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции производится в канцелярии.
Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается дежурным сотрудником по Администрации области.
При приеме корреспонденции проверяется правильность адреса, целостность пакета или упаковки, при вскрытии пакета - наличие в нем документов, включая приложения, соответствие номера документа номеру, указанному на пакете. При отсутствии или недостаче документов и приложений к ним документ возвращается отправителю с указанием причины возврата. Ошибочно доставленная в Администрацию области корреспонденция пересылается по назначению или возвращается отправителю. Пакеты с пометкой "ЛИЧНО" не вскрываются и передаются по назначению.
Конверты от поступающей корреспонденции уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа.
Кроме того, конверты сохраняются и прилагаются к исковым заявлениям и жалобам, ответам на жалобы и др. документам, связанным с рассмотрением дел в судах и арбитражных судах, а также к решениям, определениям и постановлениям судов.
Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов, из числа поступающих в Администрацию области, приведен в приложении N 25.
Распределение входящей корреспонденции осуществляется канцелярией в соответствии с распределением обязанностей между Главой Администрации (Губернатором) области, его заместителями и управляющим делами, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения подразделений.
Обращения граждан передаются в отдел по работе с обращениями граждан.
Нормативно-правовые акты Российской Федерации, Федеральные законы, постановления Совета Федерации и Государственной Думы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ направляются в юридический комитет.
Судебные повестки, касающиеся восстановления прав реабилитированных жертв политических репрессий, принимаются и регистрируются в комиссии по реабилитации, остальные судебные повестки в юридическом комитете.
Документы с грифом "Для служебного пользования" регистрируются в отделе правительственной связи.
Документы из Законодательного Собрания Омской области принимаются с сопроводительными письмами и регистрируются в отдельном журнале. Все зарегистрированные документы направляются на рассмотрение первому заместителю Главы Администрации (Губернатора области. Законы Омской области, поступившие на подпись Главе Администрации (Губернатору) области, безотлагательно регистрируется и передаются первоначально управляющему делами Администрации области. Дальнейшее рассмотрение и исполнение корреспонденции из Законодательного Собрания области осуществляется в общем порядке исполнения документов.
В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, характеризующими степень срочности ее исполнения или доставки.
Зарегистрированные документы, а также нерегистрируемые документы передаются через помощников по назначению, как правило, в день их поступления.
Документы, поступившие непосредственно работникам Администрации области, должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в канцелярию.
Все документы, в том числе рассмотренные Главой Администрации (Губернатором) области и его заместителями, направляются для исполнения в подразделения только через канцелярию, где производится переотметка документов. Все отметки о дальнейшем прохождении и исполнении документов фиксируются в контрольных карточках или журнале.
Если документ подлежит возврату, то на нем в правом верхнем углу первой страницы делается отметка "подлежит возврату".
Ответственность за делопроизводство в подразделениях Администрации области возлагается на лиц, специально закрепленных руководителями данных подразделений. Прием и учет, поступивших в подразделение документов, ведется в журналах установленной формы.
Руководители подразделений организуют исполнение поступивших к ним документов. Поручение исполнителям дается в форме резолюции. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документы передаются им поочередно или одновременно в копиях. Ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым, направляется подлинник документа с оригиналом поручения. Копии документов объемом свыше пяти страниц готовят помощники руководителей Администрации области. Документ списывает в дело должностное лицо, давшее поручение.
3.2. Порядок прохождения исходящих документов.
Порядок прохождения исходящих документов заключается в составлении (проекта) документа, его согласовании, визировании, подписании (утверждении), регистрации и отправке.
Подготовленные проекты документов передаются для печатания в машбюро. Документы небольшого объема печатаются в приемных руководителей Администрации области.
Отпечатанные и отредактированные документы подлежат согласованию с заинтересованными лицами либо передаются на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились. При передаче документа на подпись исполнитель обязан проверить правильность оформления документа.
Письма Администрации области составляются в трех экземплярах (первый на бланке отправляется адресату, копия с визами остается в канцелярии, третья копия передается исполнителю). Виза исполнителя проставляется на копии в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа. Фамилия исполнителя, номер его телефона проставляются на лицевой или оборотной стороне первого листа в левом нижнем углу документа.
Номер письма и дата проставляется в канцелярии после его подписания. В документе - ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
Снятие копий документов в связи со служебной необходимостью, в том числе и работникам других организаций, допускается только с разрешения управляющего делами или заведующего общим отделом.