7.1. В целях правильной группировки документов, установления единообразия в формировании дел, их учета и сроков хранения составляется и утверждается индивидуальная номенклатура дел. Для этого используются примерные номенклатуры дел и рекомендации по их применению (приложения 18 - 20). Индивидуальная номенклатура дел согласовывается с муниципальным архивным органом.
7.2. При составлении номенклатуры дел должно быть учтено, что документы постоянного хранения формируются в дела отдельно от документов временного хранения.
В номенклатуре необходимо учитывать все документы, образующиеся в результате деятельности представительного органа и администрации.
Номенклатура дел ежегодно, не позднее 15 декабря, уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января нового года.
7.3. Формированием документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
7.4. Контроль за правильным формированием дел в администрациях района и города осуществляют управляющие делами, заведующие общими отделами, администрациях сел и поселков - заместители глав администраций, в отделах, управлениях и комитетах - лица, ответственные за организацию делопроизводства.
7.5. Формированию подлежат все исполненные служебные документы, списанные "В дело". При этом:
проверяется правильность отнесения документов в то или иное дело, а также правильность оформления документов: наличие дат, подписей, заверительных надписей на копиях и т.п.;
устанавливается последовательность группировки документов внутри дела;
изымаются лишние дубликаты и черновики документов, а также удаляются скрепки и булавки;
в дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел. Документы представительного органа, указанные в примерных номенклатурах дел и рекомендациях по их применению, могут формироваться в дела за период его полномочий. Неисполненные документы подшивать в дела запрещается.
7.6. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводится второй том дела, ему присваивается тот же индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.