4.1. Ответственность за своевременное исполнение служебных документов возлагается на руководителей органов местного самоуправления.
4.2. Контроль за соблюдением сроков исполнения документов осуществляется, как правило, делопроизводственной службой учреждения или поручается конкретному лицу, ведущему делопроизводство.
4.3. Контролю подлежат законы, указы, постановления, распоряжения органов государственной власти, постановления представительных органов, постановления и распоряжения администраций, требующие исполнения, письма депутатов, а также обращения граждан.
По указанию руководства на контроль могут быть поставлены и другие документы.
4.4. На контролируемых документах на левом поле первого листа на уровне заголовка проставляется знак контроля "К" или штамп "Контроль", после чего документ направляется исполнителю.
4.5. В соответствии с ГСДОУ установлен следующий перечень документов, подлежащих контролю за исполнением с указанием сроков исполнения:
законы Российской Федерации, постановления и распоряжения Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации согласно указанному в них сроку;
указы, распоряжения Президента Российской Федерации - 10 дней или к указанному в них сроку; 5 - 7 дней при условии подготовки по ним предложений;
постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, законы Алтайского края, постановления краевого Законодательного Собрания, постановления и распоряжения администрации края - согласно указанному в них сроку;
запросы, заявления и письма депутатов по их депутатской деятельности, не требующие дополнительного изучения и проверки, безотлагательно;
до 30 дней - по письмам и запросам депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ;
до 5 дней - по письмам и запросам депутатов краевого Законодательного Собрания;
письма - запросы и письма - поручения вышестоящих учреждений и организаций - 10 дней;
исходящие инициативные документы по основным вопросам деятельности - согласно указанному в них сроку;
обращения граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, - безотлагательно, остальные обращения граждан - до 1 месяца;
критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов печати, - до 1 месяца;
телеграммы (телефонограммы) - от 2 до 5 дней.
4.6. Срок исполнения входящих документов исчисляется с даты их поступления в учреждение исходящих - со дня отправки, внутренних с момента подписания (выходные и праздничные дни в срок исполнения не включаются).
4.7. Документы должны исполняться в установленный в них срок.
В том случае, когда срок исполнения документов не указан, он должен быть исполнен в срок не более 10 рабочих дней.
Если в процессе исполнения документа выяснится невозможность соблюдения указанного срока, он может быть продлен только лицом или учреждением, которое его установило.
Продление срока должно быть оформлено соответствующим письмом, просьбой с указанием причин и сроков, когда будет исполнено, но не позднее чем за 2 - 3 дня до истечения срока исполнения документа. В противном случае документ считается не исполненным в срок.
4.8. Документы, подлежащие контролю, и материалы к ним до окончательного исполнения хранятся в специальной контрольной папке.
При передаче контрольного документа одним исполнителем другому в контрольной карточке делается отметка с указанием даты передачи и фамилии исполнителя, которому передан документ.
4.9. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе и контрольной карточке.
4.10. После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль; при этом на документе и карточке делается отметка о снятии с контроля.
4.11. Данные о ходе и результатах исполнения контролируемых документов периодически обобщаются делопроизводственной службой и докладываются руководству.