5.1. Вся служебная переписка, отправляемая адресатам, называется исходящей.
5.2. Отправку исходящей корреспонденции ведут лица, назначенные руководителем.
5.3. При подготовке исходящей корреспонденции необходимо руководствоваться положениями главы 3 настоящей Инструкции.
5.4. Вся исходящая корреспонденция регистрируется с использованием регистрационной карточки или в журнале установленной формы (приложение 14).
При карточной системе регистрации исходящая корреспонденция, являющаяся ответной на входящие документы и письма, отдельно не регистрируется. Исходящим номером отправляемого документа - ответа является входящий номер документа - запроса и дата подписания исходящего документа. В данном случае сведения об отравляемом документе заносятся в регистрационную карточку входящего документа.
Если исходящий документ является инициативным, то есть не является ответом на входящую корреспонденцию, на него заполняется отдельная регистрационная карточка, которая помещается в раздел "исходящие документы". Документу присваивается самостоятельный номер, который состоит из номера дела по номенклатуре, куда будет подшита копия документа и исходящего номера, например, 02/1-11-154.
Исходящие телеграммы регистрируются в общем порядке.
При отправке исходящей корреспонденции ответственный за делопроизводство обязан проверить наличие указанных в письме приложений, правильность указания адреса, а также заверена ли копия отправляемого документа или приложения.
При отправлении документа, подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой страницы документа ставится штамп или отметка "подлежит возврату".
Отправляемые одновременно одному адресату документы должны быть вложены в один конверт.
Документы вручаются местным адресатам под расписку в разносной книге (приложение 15).
Исходящая корреспонденция отправляется по назначению в день ее подписания, а телеграммы и срочная корреспонденция - немедленно.